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Créer des champs personnalisés

Ce chapitre explique comment bonifier les données de base de CiviCRM par des champs personnalisés, qui représentent les données que vous voulez accumuler.

Par exemple, vous pouvez bonifier les organisations avec une série de boîtes que vous pouvez cocher pour chacun des clients de ces organisations. Vous pouvez aussi limiter les champs personnalisés à certains types de contacts. Vous pourriez ainsi avoir un champ personnalisé pour un type de contact, disons « étudiant », avec une liste de tous ses cours.

CiviCRM emmagasine les champs pour vos données personnalisées dans des ensembles de champs personnalisés. Ajouter des données personnalisées implique donc deux étapes :

  1. Créer un ensemble de champs personnalisés pour un type de contact donné. Il servira ensuite de contenant pour les champs personnalisés.
  2. Ajouter les champs personnalisés pour cet ensemble. (Il peut être utile de lire d'abord les informations sur les types de champs personnalisés, mais avant de créer ces champs vous devez d'abord créer l'ensemble de champs.)

Autrement dit, un champ est une unité d'information inscrite dans la base de données : langue maternelle d'un individu, date de fins d'études, etc. Un ensemble est un regroupement de champs qui renferment des données sur un même objet ou un même domaine.

Ensembles de champs personnalisés

Les champs personnalisés font toujours partie d'un ensemble de champs personnalisés; ce que recouvre chacun de ces ensembles peut être aussi large ou pointu que vous le désirez. Vous pourriez par exemple créer l'ensemble de champs personnalisés « Nationalité » et l'associer à tous vos types de contact; en créer un deuxième baptisé « Statut d'immigration », et l'associer à un type de contact précis (« Individus »); et ajouter un troisième ensemble associé à une composante particulière (comme CiviMember ou CiviEvent) ou à un autre élément tel que Groupes ou Relations. L'étendue d'un ensemble de champs personnalisés est une des rares décisions irréversibles dans CiviCRM. Vous ne pourrez pas y apporter de modifications après avoir créé votre ensemble: il est donc important de bien réfléchir à l'avance aux champs personnalisés que vous voulez y associer.

Quand vous créez des ensembles de champs personnalisés, demandez-vous :

  • Comment les champs de cet ensemble seront-ils utilisés?
  • Pour quel type de contact ou de dossier [record] ces champs seront-ils pertinents?
  • Ces champs sont-ils susceptibles de servir dans un grand nombre de situations, ou au contraire sont-ils pertinents pour un type de contact précis, un événement particulier, un type de contribution, etc.?

Prendre le temps de bien répondre à ces questions vous évitera de vous encombrer d'une pléthore de champs inutiles. Si votre ensemble de champs personnalisés contient un champ « couleur des yeux », il ne vous sert à rien de l'associer à des types de contact comme Organisation ou Foyer : plutôt que d'associer votre ensemble à la grande catégorie Contacts, mieux vaut simplement l'associer à Individus. Ou supposons qu'une de vos données personnalisées soit spécifique à la page d'inscription d'un événement en particulier : associez ces données personnalisées à ce type d'événement seulement.

Si vous avez beaucoup de champs personnalisés, il se peut que vous désiriez les classer par sujet. Par exemple, disons que vous avez associé 20 champs personnalisés aux individus, dont 12 correspondent à un bottin en ligne de vos membres. Plutôt que de regrouper ces 20 champs dans un seul ensemble, vous pourriez les séparer en deux groupes : un pour les champs liés au bottin, et l'autre pour le reste des détails sur les individus.

Pour créer un ensemble de champs personnalisés - et les champs personnalisés eux-mêmes – rendez-vous à : Administrer CiviCRM > Données personnalisées > Nouvel ensemble de données personnalisées. Ce formulaire vous permet d'assigner un titre à votre ensemble de champs, de spécifier le type de dossier auquel vous le destinez, de choisir comment il va s'afficher, et entrer le texte d'information approprié. Le formulaire apparaît sur l'image qui suit; nous allons maintenant décrire chacun des champs.

NewCustomFieldSet 

Nom de l'ensemble

Ce nom va servir de légende à votre ensemble de champs si vous choisissez de faire apparaître celui-ci dans le corps du texte. Si vous optez plutôt pour un affichage par onglet, le nom de l'ensemble servira d'étiquette pour l'onglet de navigation.

Utilisé pour

Cette option permet de vous assurer que vos champs personnalisés n'apparaissent qu'aux endroits pertinents. Voici la liste de vos choix : 

  • Activité : assigne vos champs à toutes les activités ou à un type d'activité, précis tel que rendez-vous ou appel téléphonique.
  • Adresses : crée un bloc d'adresses, qui permet à l'administrateur de créer des champs additionnels qui s'appliquent à une adresse.
  • Contacts : assigne vos champs à tous vos contacts.
  • Contributions : assigne vos champs à toutes vos contributions, ou à un type de contribution précis comme dons ou frais de participation à un événement.
  • Événements : assigne vos champs à tous vos événements, ou à un type d'événement précis comme conférence ou levée de fonds. Ces champs s'appliquent à un événement concret, et non pas au dossier d'inscription d'un participant.
  • Bourses : pour les champs qui servent spécifiquement aux bourses.
  • Groupes : va apparaître dans la configuration des Groupes. Prenez note que ces champs ne peuvent pas faire l'objet d'une recherche.
  • Foyer : champs servant spécifiquement au type de contact foyer.
  • Individu : champs servant spécifiquement au type de contact individu.
  • Adhésion : champs qui serviront à tous les entrées relatives à une adhésion, ou à un type d'adhésion en particulier.
  • Organisation : champs servant spécifiquement au type de contact organisation.
  • Participants : champs qui apparaissent dans le dossier d'inscription d'un participant. Vous pouvez choisir entre trois options : les champs généraux, applicables à toutes les inscriptions; les champs applicables à un rôle de participant précis; et les champs qui s'appliquent aux inscriptions à un type d'événement particulier.
  • Promesses de dons : champs servant spécifiquement aux promesses de dons (pledge).
  • Relations : assigne vos champs à toutes les relations ou à un type de relation précis, tel que conjoint ou employé par.

Ordre

Si vous avez créé plus d'un ensemble, le champ Ordre vous permet de déterminer l'ordre dans lequel ceux-ci vont apparaître. Les champs s'affichent par ordre croissant : 1 ou 2 va s'afficher avant 8 ou 9.

Entrées multiples

Un champ ne contient en général qu'une seule entrée. Par exemple, une personne a les cheveux blonds ou noirs, mais pas les deux à la fois. Mais certains champs sont plus complexes, et peuvent demander plusieurs entrées différentes. Pour un champ comme « Formation académique », par exemple, il faut probablement prévoir la saisie de plusieurs diplômes, dont chacun représente une entrée distincte.

CiviCRM offre cette fonction pour les ensembles de champs assignés aux contacts (la catégorie générale, ou un type de contact en particulier). Pour utiliser cette fonction, sélectionnez l'option « Cet Ensemble de champs personnalisés accepte-t-il les entrées multiples? » 

Cette option compte plusieurs restrictions : 

  • Elle s'applique à l'ensemble au complet; vous ne pouvez pas l'appliquer à un seul champ.
  • Elle doit utiliser l'affichage par onglet; l'affichage dans le corps du texte n'est pas permis.
  • Vous pouvez l'utiliser uniquement pour les Contacts. Les entrées multiples ne sont pas disponibles pour les Activités, les Contributions, etc.
  • Vous ne pouvez pas vous en servir pour un profil, comme ceux utilisés pour les Événements
  • En date de juillet 2010, les entrées multiples ne peuvent pas être exportées.

Options d'affichage

Il y a deux manières d'afficher les ensembles de champs personnalisés d'un dossier : dans le corps du texte sur la page Résumé (sous l'onglet Résumé), ou sous un nouvel onglet qui s'ajoute aux autres (Résumé, Contribution, Groupe, et ainsi de suite). Nous suggérons d'utiliser l'affichage par onglet pour les champs que vous consulterez plus rarement, ou pour les ensembles qui contiennent de nombreux champs.

Pour tout le reste – composantes, relations, ou toute autre ressource – vos ensembles de champs personnalisés s'afficheront toujours dans le corps du texte; les ensembles configurés pour permettre la saisie d'entrées multiples s'afficheront sous l'onglet Résumé.

Cet ensemble de champs personnalisés est-il toujours actif ?

Dire qu'un ensemble de champs personnalisé est actif signifie que vous pouvez en consulter et modifier les champs. Si l'ensemble n'est pas actif, ses champs demeurent dans le système de CiviCRM mais ils ne s'affichent pas dans l'interface d'utilisateur. Cette option peut s'avérer utile pour la gestion de vos données, en particulier si vous effectuez une migration à partir d'une base de données pré-existante.

Il se peut par exemple que votre base de données existante contienne des champs que vous souhaitez transférer dans CiviCRM pour vos archives, mais que vous comptiez utiliser une nouvelle structure de données. Supposons par exemple que vous importiez vos listes de membres à partir d'une base de données MS Access. Chaque entrée dans Access contient un champ d'identification unique (sa clé), qui n'est d'aucune utilité dans CiviCRM. Plutôt que d'ignorer complètement ce champ, vous pourriez archiver son contenu dans un champ personnalisé, importer vos données, puis désactiver le nouveau champ, ce qui le rendrait invisible et allégerait votre interface. Il vous suffirait de ne pas cocher l'option Activer ce champ.

Bien qu'invisible pour les utilisateurs, la valeur d'un champ inactif demeure dans le système pour référence future; vous pouvez la consulter si jamais il vous faut comparer la valeur d'un champ avec un document imprimé, ou vous assurer qu'il n'y a pas d'écarts entre vos archives.

Un champ que vous avez activé peut toujours être désactivé dans le formulaire qui définit ce champ. 

Aide pré-formulaire, aide post-formulaire

Si vous entrez du texte dans [le champ?] Aide pré-formulaire, votre texte apparaîtra au-dessus de votre formulaire; si vous entrer du texte dans Aide post-formulaire, il apparaîtra en-dessous. Utilisez l'aide à ce niveau pour les instructions qui s'appliquent à tout votre ensemble de champs personnalisés.

Autres configurations

Vous pouvez choisir de « minimiser » (replier) votre ensemble de champs personnalisés lors du chargement initial de votre page. Si vous cochez cette case, les champs eux-mêmes seront cachés : vous ne verrez que le titre de votre ensemble. Minimiser les ensembles de champs dont vous vous servez plus rarement vous permet de décongestionner votre écran.

La propriété « minimisé » est aussi disponible pour l'affichage de données personnalisées dans recherche avancée.

Champs personnalisés

Once you have created a custom field set, you can create custom data fields within the set. Click "View and Edit Custom Fields" followed by "New Custom Field" and you will see the screen in the image below. We'll explain each of the options in this section.

After completing the field configuration options, click Save to record the field and return to the field listing for your current custom field set, or click Save and New to save the field and begin defining a new field. You can view a listing of all the custom fields in a custom field set at any time by navigating to Administer > Customize > Custom Data and clicking View and Edit Custom Fields.

With the exception of the data and input field type selection, all of the configuration options may be modified after your initial creation of the field. You may also find it useful to preview your custom fields, as well as the whole set of custom fields, as you are defining them. This is particularly useful for checking the layout of radio button and check-box fields with a large number of choices.

customdatafield.png 

Field label

What you want to appear next to the field when it is displayed to the user. The text you enter here is also the label shown when you export data. When using fields in a profile, you can overwrite the Field Label.  So on this screen you can choose names that are suitable for administrators, and give more user-friendly names when exposing them in profiles.

Type

Custom fields can be of many different types, many of which you've probably encountered when you have filled out forms on web sites. When you create a custom field, CiviCRM shows you a dropdown list of types from which you can choose the type that best represents the data you plan to store. The menu on the left (shown open in the following figure) indicates what kind of data you want to store, whereas the menu on the right indicates the way you want to interact with the user.

datainputfieldtype.png

The types of fields are:

  • Alphanumeric (i.e. text and number fields), which can be of the following types:
    • Text: a simple area in which users can enter text.
    • Select: a dropdown box which limits choice to one selection.
    • Radio: a list of options where you can make one selection. Unlike a Select box, all the options are visible on the screen at the same time.
    • Yes and No: a special kind of radio list with two contrasting options.
    • Check-box: a list of options that allows multiple selections.
    • Multi-select: a list of options in a single box. You can select multiple selections using control+click.
    • Advanced Multi-select: two lists side by side in which items can be moved from one to the other.
    • Autocomplete select: an autocomplete widget. The user can start typing, and when the text entered uniquely identifies a selection, the field automatically fills in the complete selection.
  • Note: a longer text box which allows multiple lines. Notes come in two flavours:
    • plain, and
    • rich text, which displays a WYSIWYG editor that allows HTML.
  • Integer, i.e. a whole number. This can be displayed as a:  
    • text box
    • select box
    • radio list.
  • Number: i.e. any number that includes decimals, such as 3.175. This can be displayed as a:
    • text box
    • select box
    • radio list.
  • Money: similar to a number, but treated according to the local currency as configured in CiviCRM's administrative pages. This can be displayed as a:
    • text box
    • select box
    • radio list
  • Date: a way of entering a date (and optionally time) value using a calendar widget. You can set a range of years which can be selected prior to and after the current date.
  • State/Province: a list of available geographical locations as configured in CiviCRM's Localization settings (Administer > Configure > Global Settings >> Localization). Can be offered as either a select box or a multi-select box.
  • Country: a list of geographical locations. Can be offered as either a select box or a multi-select box.
  • File: offered as a browser where the user can select and upload a file.
  • Link: an active internet hyperlink.
  • Contact Reference: an autocomplete widget for an existing CiviCRM contact.

We suggest you experiment with creating different field types to get an idea of how they behave. Different options have implications for use. For example, check-boxes enable you to use OR as well as AND searches in Advanced Search, whereas multi-select will not.

Database Field Length

The database field length allows you to specify the number of characters that this field will contain.  You should normally leave this at the maximum.  In certain cases (for example if you are dealing with extremely large field sets) it might make sense to shorten this field to improve performance and decrease storage space, but setting a shorter length won't make any difference to the vast majority of users.

Order

Controls the order in which the fields appear. You may assign the order in the field edit form, or use the up/down icons on the main field listing table to adjust the field presentation. By default, new fields appear at the bottom of the field list within a set.

Default Value

Where applicable, you may designate a default value for a field. This value is automatically displayed or selected when users go to a form containing this field. Note the format required for date fields (YYYY-MM-DD).

Pre-form Help and Post-form Help

Ideally, your field name is self-explanatory and users will immediately know what to enter. But in those cases where there is some ambiguity, or where you wish to help regulate how a certain field is used, you may enter help text here. If you enter it in Pre-form Help, your help text appears above the form field, and if you enter text in Post-form Help it appears below the form field.

You help text identified appears in all uses of the field in administration pages and is inserted as the default help text when fields are assigned to a profile. The person creating the profile can remove or change the help text there without impact on the original custom field definition.

Required

When selected, this means that a value must be provided for this field before the form can be submitted. Failure to do so will result in an error message directing the person to complete the required fields.

If you want a field to be required only when a user fills out a particular profile, you can leave this box unchecked but check the Required field in the profile.

Is this Field Searchable?

Makes this field appear in a panel of custom fields in CiviCRM's Advanced Search page. While you may be tempted to mark every field as searchable, doing so may unnecessarily clutter the Advanced Search custom field panel, when in fact certain fields will probably never be used in that way. You may toggle this option on or off at any time, so don't be overly concerned about arriving at a final decision when you first define a custom field.

Active

As with the active check-box in the form defining the custom field set, this box determines whether the field is disabled or enabled when CiviCRM shows it to the user.

View Only

This allows you to designate a field as visible but uneditable. There are two general uses for this field:

  • To store data imported from another system that you want available for reference to the user, but do not want them to be able to modify.
  • To store data that is controlled through a custom PHP hook rather than through the user interface. CiviCRM has a number of hooks defined that allow developers to modify data, as well as customise forms and screens, without modifying the CiviCRM code base. Read the chapter on hooks for more specific information.

Multiple choice options

For field types that involve selecting from a set of multiple options (such as Select, Radio, Check-box, Multi-select and Advanced Multi-select) you are given the choice of either using an existing set of options that you've already created for another custom field or creating a new set. You can enter these values while creating the field, and you can enter the values later. The option's label is displayed on the form, while the option's value is stored in the contact record. The label and value may be the same or different.

If you choose to use the same set of options for several fields, you will be notified when making any changes that this will affect an option set used by several fields.

When you create a new set, you have the option of initially entering up to ten multiple choice options in a table. If you need more than ten options, you can create an unlimited number of additional choices after saving this new field by using the Edit Multiple Choice Options link. Go to: Administer > Customize > Custom Data > View and Edit Custom Fields > Edit Multiple Choice Options.  You can go to this screen at a later date to modify the label, order and active status of any multiple choice option, as well as add more choices. 

CustomMultipleOptions

If desired, you can also mark one of the choices as the default option.

Inactive options are hidden when the field is presented.

Choosing between fields, groups and tags

Data fields, groups and tags are three major ways to associate information with contacts. Although it can be tempting to just create a custom data field for every attribute of your data, take time to learn about the alternatives. They offer powerful functionality that you may miss out on if you rely only on custom data. Furthermore, using data fields for information stored more appropriately as groups or tags can slow your system. Finally, proper use of groups and tags makes it much easier for administrative staff to maintain the records.

Some tips that may help you choose are:

  • Data that can take a wide range of values, such as a person's address or biography, should be stored in an alphanumeric custom data field.
  • Custom data fields can be grouped and displayed on their own tab on the contact's record.
  • As the name implies, Groups are used to group contacts. For instance, you'll probably assign board members to one group, staff to another, volunteers to a third, and so on. If you use Drupal, you can assign permissions based on group membership. You can also define a group that CiviCRM automatically adds contacts to and deletes contacts from, based on some characteristic. This feature is called a Smart Group.
  • If you plan to use CiviMail for mass mailings and you want certain contacts to get a particular mailing, those contacts must be assigned to a Group. For instance, you may want a press release to go only to certain contacts; those contacts should be assigned to a particular group. This group could be a Smart Group.
  • Both Tags and Groups can be structured hierarchically. For instance, a group or tag labeled Regions can have a subgroup or subtag for each geographic region your organisation covers (see "Case study in hierarchical tags" later in this section).
  • Tags support more powerful search options than data fields or groups. For instance, visitors can search through multiple tags with both AND and OR operators. Data fields support only lists of words (which is effectively the same as an AND operator), except for fields represented as check-boxes, which support OR operators.
  • Tags have a more sophisticated user interface than data fields or groups. The interface allows the visitor to add and remove tags without reloading the page in edit mode.
  • Custom data fields can be assigned to a specific record type (e.g., only households), whereas tags will be assigned to all types once the tags are defined.

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