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CIVICRM

Survol

Ce chapitre présente les principales composantes que CiviCRM utilise pour entreposer des données, et décrit leurs fonctions. Il s'agit d'une lecture recommandée : elle vous permettra en effet de déterminer comment vous devriez organiser vos données sur CiviCRM.

Pour réussir une installation de CiviCRM, vous devez entreposer vos données au bon endroit. Ce chapitre fait l'inventaire des concepts suivants : les contacts, les relations, les groupes, les étiquettes (tags), les activités, les champs personnalisés et les profils. Ceci vous permet de comprendre pourquoi vous devriez choisir un endroit plutôt qu'un autre.

Contacts

CiviCRM uses contact records as central hubs for data about your organisation's contacts. There are three distinct contact types defined in CiviCRM, each suited to a common type of contact your organisation may want to track: 

  • Individu: n'importe quelle personne sur laquelle vous voulez faire un suivi
  • Organisation: pourrait être une autre organisation à but non-lucratif, une entreprise, une association locale de votre organisation, un comité. Vous voudrez sans doute créer au moins un contact de type Organisation pour représenter votre organisation. Ceci est particulièrement important pour configurer les adhésions.
  • Foyer (ménage): une famille ou un groupe de personnes qui partagent un même lieu physique.

CiviCRM provides different fields for each contact type, according to the different kinds of data you will probably want to track. For example, gender only applies to individuals, not organisations or households, so the gender field is only available for Individual contact types and subtypes. You can also define additional data that you want to collect and apply it to only one type. You could choose to create a custom data field to record the Chairperson or CEO's name and only apply this field to organisations.

Relations

Les relations permettent de relier deux contacts l'un avec l'autre. CiviCRM offre par défaut deux types de relations: « employeur - employé » et « parent - enfant ».

Il y a deux façons de décrire une relation dans CiviCRM : la première décrit la relation de A à B; la deuxième décrit la relation de B à A. Par exemple, Adam est le fils de Bernard et Bernard est le père d'Adam. Il se peut que les deux descriptions soient identiques : Charles est l'ami de Diane, et Diane est l'amie de Charles.

L'installation standard de CiviCRM vient avec quelques types de relations, mais vous pouvez en définir de nouveaux selon vos besoins. Vous pourriez par exemple créer un type de relation « directeur - école ».

Il peut être utile de comparer les relations et les groupes : les relations connectent deux contacts, tandis que les groupes comportent au moins deux contacts qui ont quelque chose en commun.

Groupes

Les groupes permettent de rassembler les contacts qui ont quelque chose de commun, par exemple le conseil d'administration (C.A.) de votre organisation.

Les groupes servent souvent de listes d'envois. Vous pourriez ainsi créer un groupe qui contiendrait tous les abonnés à votre bulletin d'information, et utiliser votre nouveau groupe pour envoyer votre bulletin par courriel.

Les groupes offrent aussi toutes sortes d'autres possibilités. Par exemple, on peut enregistrer une recherche en tant que groupe (un « groupe dynamique »), c'est à dire que les membres du groupes seront automatiquement mis à jour au fur et à mesure que des contacts correspondent (ou ne correspondent plus) aux critères de recherche.

Les groupes peuvent également aider à gérer les permissions dans Drupal. Pour en savoir plus sur les groupes et comment s'en servir, consultez le chapitre sur les groupes et les étiquettes (tags).

Étiquettes

Les étiquettes (tags) ressemblent beaucoup aux groupes, mais en plus de s'en servir pour identifier des contacts, on peut les appliquer à des activités ou a des dossiers qui ont quelque chose en commun. Pour en apprendre davantage sur les étiquettes et ce qui les distingue des groupes, consultez le chapitre sur les groupes et les étiquettes. 

Activités

Les activités sont un concept-clef de CiviCRM. Les activités permettent de faire le suivi des interactions entre votre organisation et vos contacts à un moment précis. Toutes les composantes de CiviCRM font grand usage des activités. C'est avec elles que vous pourrez par exemple enregistrer les dons, l'assistance à vos événements, les inscriptions de vos membres, et les courriels. Vous pouvez créer de nouveaux types d'activité en fonction des activités spécifiques de votre organisation, comme « complétion de notre sondage annuel ».

Champs personnalisés

Selon vos besoins organisationnels, vous pouvez ajouter des champs complémentaires à ceux proposés initialement dans CiviCRM. Par exemple, dans le cadre de la gestion de vos évènements, vous pourriez enregistrer les préférences alimentaires des participants. CiviCRM vous permet d'ajouter des champs personnalisés pour enregistrer ces informations et les associer avec les fiches de vos contacts.

Pour plus d'information, consulter le chapitre sur les « champs personnalisés » pour des exemples plus concrets d'utilisation et de configuration. 

Profils

Les profils permettent d'extraire un sous-ensemble de champs et de les re-utiliser dans différents composants de CiviCRM.

Par exemple, les profils permettent de créer des formulaires en ligne pour que vos adhérents puissent saisir leurs informations personnelles ou de s'abonner à une liste de diffusion (un bulletin électronique). Ou encore, de complémenter les champs par défaut dans les formulaires de contribution ou d'inscription à un événement.

Pour plus d'information sur leur utilisation, consulter le chapitre sur les « profils ».

Composants CiviCRM

Pour complémenter les fonctionnalités de base, CiviCRM offre des « composants » pour faciliter la gestion d'événement, la gestion d'adhésion, les envois massifs par courriel, les contributions et les dons, la gestion de dossiers, les campagnes, les subventions et plus encore.

Chaque composant est couvert dans une section séparée de ce livre. En anglais ces composants sont CiviEvent, CiviMember, CiviMail, CiviContribute, CiviCase, CiviCampaign et CiviGrant. Cependant, en français, nous avons préféré traduire ces termes par une description plus claire. Par exemple, au lieu de CiviMail, nous ferons plutôt référence aux « envois massifs ».

Il y a également une section séparée dans ce livre qui porte sur l'utilisation des rapports et sur l'analyse de vos données afin de faciliter l'évaluation en continue de votre travail.

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