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Comment se servir des profils

Un profil est une collection de champs dans votre base de donnée. Il peut s'agir autant de champs pré-définis que de vos propres champs personnalisés. Créer un profil vous permet de n'utiliser que les champs pertinents pour un but précis, comme de colliger l'information sur une personne qui s'inscrit à une activité, ou d'afficher un répertoire de vos membres sur votre site web. Le diagramme suivant illustre comment des champs existants sont assignés pour être utilisés dans un profil :

Profils

Scénarios

Les profils donnent accès à des outils puissant qui vous permettent de trouver de l'information sur vos membres et de la rendre disponible sur votre site. Ces fonctionnalités permettent à chaque utilisateur de modifier ses propres données, ce qui permet d'épargner beaucoup de temps de travail à votre organisation. Elles vous permettent aussi d'afficher des informations à jour d'une multitude de manières.

Une coopérative pourrait par exemple fournir sur son site un répertoire de ses membres, interrogeable et mis à jour à l'ajout de chaque nouveau membre. Grâce aux profils, votre organisation pourrait aussi créer un formulaire d'inscription en ligne pour vos bulletins électroniques. Ce formulaire rempli, le nouvel abonné se verrait automatiquement inscrit à la bonne liste d'envoi. Les profils peuvent aussi être incorporés aux contributions en ligne ou aux pages d'événements, pour recueillir des informations supplémentaires sur le membre.

Cette section décrit comment se servir des profils afin de colliger et partager de l'information.

Survol

Les profils vous fournissent une série d'options versatiles pour créer des formulaires, des répertoires, et bien davantage. Vous pouvez voir les profils comme une fenêtre qui donne sur vos données. Si vous regardez de l'extérieur par l'une ou l'autre des fenêtres d'une maison, vous aurez autant de points de vue différents de son contenu. Il en va de même avec vos différents profils, qui peuvent ou non faire référence aux mêmes champs.

Vous pouvez vous servir des profils de différentes manières :

  • Formulaires: Un profil peut être utilisé en tant que formulaire pour recueillir des informations sur vos contacts. Vous pouvez aussi ajouter des profils aux dons ou aux différentes pages d'inscription, pour recueillir des informations supplémentaires sur vos donateurs, vos nouveaux membres et sur les participants à vos événements. Le formulaire profil peut aussi servir de formulaire d'entrée de données simplifié.
  • Voir / Modifier un comte utilisateur(Drupal seulement) : il est souvent pratique de permettre à vos membres de gérer leurs propres données sur votre site. Cette fonction des profils permet à quelqu'un de modifier ses informations quand il ou elle gère son compte Drupal; ces informations sont ensuite mises à jour automatiquement dans CiviCRM.
  • Inscription des utilisateurs du site Web :vous pouvez inclure un ensemble de champs dans le formulaire de création d'un nouveau compte (Drupal), ou créer un profil qui comprend des champs d'inscription pour le site web (Joomla!).
  • Répertoire  (annuaire ou « listing ») : vous pouvez utiliser un profil pour créer un répertoire (interrogeable) des visiteurs de votre site.
  • Résultats de recherche&nbps;: les profils vous permettent d'afficher les champs de votre choix dans les résultats d'une recherche avancée.
  • Mises à jour en lot : grâce aux profils, vous avez accès à un procédé facile pour mettre à jour un grand nombre d'enregistrements.

Il est important de noter qu'il est possible d'utiliser le même profil de différentes manières.

Receuillir des informations auprès de vos adhérents

Cette section explique comment recueillir de l'information auprès de vos adhérents en utilisant les profils. Une autre section discute des outils disponibles pour partager cette informations avec vos constituents.

Formulaire d'inscription pour bénévoles

À titre d'exemple, nous allons créer un formulaire d'inscription pour d'éventuels bénévoles. Notre formulaire va être très simple : Prénom, Nom et Adresse postale. Pour nous protéger du Spam et autres malversations automatisées (voir plus bas), nous allons aussi ajouter le widget reCaptcha.

Picture_4_200

Voici comment bâtir ce formulaire :

  1. Aller à : Administrer > Personnaliser > Profils, puis cliquer sur ajouter un profil.
  2. Donner au profil un nom éloquent, et cocher la case « profil » :

    Profile_checkProfile_2
  3. Les deux prochains champs vous permettent d'ajouter un texte explicatif pour aider ceux qui vont remplir le formulaire.
  4. Il nous reste quelques options, rassemblées dans les Options avancées (cliquer sur la barre grise pour agrandir cette section) :
    1. Limiter l'énumération à un groupe: très important.  Si le profil est utilisé dans un répertoire interrogeable, CiviCRM exposera par défaut chaque entrée dans votre base de données, ce qui dans bien des cas n'est pas idéal du tout. Cette option vous permet de restreindre les dossiers disponibles pour n'inclure que ceux qui font partie d'un groupe, normal ou régulier. Ainsi, si une organisation a besoin d'une liste de profils pour ne montrer que les membres actifs, elle peut créer un groupe intelligent composé de tous les membres ayant à la fois un statut Nouveau et Actif. Elle n'a ensuite qu'à limiter le répertoire pour qu'il n'affiche que les membres de ce groupe intelligent.
      Vous vous souviendrez peut-être que les groupes intelligents sont des listes dynamiques de données; chaque fois qu'il y aura un nouveau membre, le contact correspondant s'ajoutera de lui-même au répertoire.
    2. Ajouter les nouveaux contacts à un groupe : Cette option s'applique quand vous utilisez le profil comme formulaire d'inscription. Elle vous permet d'ajouter directement tous les contacts qui complètent le profil à un groupe spécifique. Par exemple, si votre profil-formulaire demande à vos contacts d'offrir leurs services comme bénévoles, alors tous ceux qui vont remplir ce formulaire s'ajouteront automatiquement à un groupe « bénévoles ».
    3. Avertir quand un formulaire est rempli ? : Qui, dans votre organisation, devrait recevoir un courriel quand quelqu'un remplit le formulaire? Entrez son courriel ici. Si vous voulez saisir plusieurs adresses courriel, vous n'avez qu'à les séparer par une virgule.
    4. Rediriger à l'URL : Quand quelqu'un soumet le formulaire en cliquant sur Sauvegarder, voulez-vous les diriger vers un URL particulier? Dans la plupart des cas, vous voudrez sans doute créer une page de remerciement spéciale à cet effet sur votre site. Si vous n'entrez rien dans ce champ, l'utilisateur verra une page où s'affichent les informations qu'il vient d'entrer (une vue d'une page profil). Cette configuration ne s'applique pas si vous imbriquez votre formulaire dans un autre formulaire (par exemple, un formulaire de contribution ou d'inscription à un événement).
    5. Annulation - Rediriger à l'URL : Comme pour l'item précédent, ce champ vous permet d'entrer l'adresse où vos utilisateurs seront amenés s'ils cliquent sur Annuler quand ils remplissent votre formulaire. Ici aussi, cette configuration ne fonctionnera pas si vous imbriquez votre formulaire dans un autre formulaire.
    6. Inclure reCAPTCHA : CAPTCHA est un type de logiciel qui vous protège des pourriels en exigeant des visiteurs qu'ils retranscrivent le texte qu'ils voient dans un graphique, ce qu'une araignée automatisée (ou robot) est incapable de faire. Nous vous recommandons fortement d'utiliser cette option. Pour ce faire, vous devez cependant avoir déjà configuré un compte reCAPTCHA gratuit, en allant sur Administrer > Configuration > Paramètres généraux > Paramètres divers. Cliquer sur le bouton Aide sur votre formulaire vous donnera accès à davantage d'informations.
    7. Que faire en cas de duplicatas : Cette option vous permet de contrôler ce qui arrive quand les données soumises dans ce formulaire correspondent au dossier d'un autre contact déjà existant. Parmi vos options, vous pouvez mettre à jour le dossier pré-existant, créer un double du dossier, ou avertir votre utilisateur qu'il est en train d'entrer un duplicata, et que ses données ne seront pas sauvegardées. CiviCRM ne tient pas compte du choix que vous faîtes ici quand le profil est imbriqué dans un autre formulaire : don en ligne, devenir membre ou inscription à un événement. Dans de tels cas, CiviCRM relie toujours la transaction au dossier existant. Si plusieurs contacts correspondent à des dossiers existants, c'est le premier qui est utilisé.
    8. Rechercher par proximité : Si vous vous servez de votre profil comme formulaire de recherche, vous pouvez choisir d'y inclure la recherche par proximité. Dans ce cas, un bloc de recherche par proximité va s'ajouter aux critères de recherche. Ce bloc contient une série de champs pour saisir l'adresse de départ, et un autre pour saisir « l'étendue » (la distance à partir de cette adresse). Vous avez aussi l'option de rendre ce champ obligatoire, ce qui force l'utilisateur à entrer une adresse de départ et une étendue.

Une fois sauvegardées les configurations de votre profil, il est temps d'y ajouter des champs. Si vous avez l'intention d'utiliser des champs personnalisés, assurez-vous que ceux-ci ont déjà été créés.

Quelques notes importantes sur l'ajout de champs :

  • Vous pouvez modifier l'étiquette d'un champ pour le profil. Le champ Nom, par exemple, pourrait être rebaptisé Nom de famille.
  • Vous pouvez rendre certains champs obligatoires. Dans le cas de notre formulaire de création de bénévoles, il serait judicieux de rendre les champs Prénom et Nom obligatoires, et peut-être bien des informations comme Courriel ou Numéro de téléphone.
  • Vous pouvez rendre un champ non modifiable; vos utilisateurs pourraient voir leur contenu, mais pas le modifier. (Cette configuration n'est pas nécessaire pour notre formulaire de bénévolat).
  • Si le profil doit servir de répertoire interrogeable, ajustez la Visibilité des champs appropriés pour qu'ils s'affichent dans le formulaire de recherche des Pages publiques ou des Pages publiques et Listes [listings]. Dans le cas de notre formulaire hypothétique, nous n'utilisons le profil que comme formulaire d'inscription. Nous pouvons donc limiter la Visibilité aux Utilisateurs et aux Utilisateurs Admin. De cette manière, les autres utilisateurs n'auront pas accès aux données contenues dans notre formulaire.
    Profile_FieldSettings

Créer un lien vers votre formulaire

Vous avez créé votre formulaire d'inscription. C'est l'heure de s'en servir! Plusieurs possibilités s'offrent à vous.

  • Drupal: si vous avez l'intention de donner à vos bénévoles la permission d'accéder à quelques-uns des outils de gestion de CiviCRM, vous pouvez ajouter un lien vers votre formulaire qui va apparaître dans le menu de navigation de CiviCRM (Administration > Personnaliser > Menu de Navigation). Il vous faudra aussi donner à ces utilisateurs la permission d'accéder à CiviCRM.
  • Drupal: pour créer un lien vers votre formulaire, utilisez le lien suivant : http://www.mon_organisme.org/civicrm/profile/create?reset=1&gid=N, où N est le numéro d'identification du profil. Chaque profil a son propre numéro d'identification unique; pour le trouver, aller à Administration > Profil CiviCRM et consultez la troisième colonne du tableau.
  • Drupal:créer un lien ou un élément de menu pour les utilisateurs connectés, pour que ceux-ci puissent modifier leurs propres informations. En suivant l'URL du profil, vos utilisateurs vont pouvoir consulter et corriger au besoin les champs déjà remplis. Voici cet URL : http//mon_organisme.org/civicrm/profile/edit?reset=1&gid=N, où N est le numéro d'identification du profil.
  • Joomla!: utilisez le Gestionnaire de menu pour ajouter un nouvel élément de menu. Après avoir créé ce nouvel élément, sélectionnez CiviCRM et choisissez le type d'affichage que vous souhaitez utiliser. Enfin, choisissez le profil que vous voulez dans le panneau des paramètres.
  • Vous pouvez aussi permettre à vos utilisateurs non connectés de consulter et modifier leurs coordonnées, en utilisant un profil et CiviMail. Pour ce faire, insérez le lien suivant (avec les jetons appropriés) dans un message CiviMail :
    http://www.mon_organisme.org/civicrm/profile/edit?reset=1&gid=N
    &id={contact.contact}&{contact.checksum}
    où N est le numéro d'identification du formulaire de profil que vous souhaitez que vos utilisateurs emploient. Le jeton {contact.checksum} génère un lien spécial qui remplit les champs du profil à partir des informations appropriées que détient déjà le profil. Ce lien a une durée de vie de sept jours à partir du moment où vous envoyez le courriel. Cette fonctionnalité existe autant pour Drupal que pour Joomla!.
  • La dernière option consiste à ne pas créer de lien vers le profil lui-même, mais simplement d'insérer le formulaire de profil dans une page ou une autre de votre site... ou de n'importe quel autre site. Sur la page d'Administration des profils se trouve une option intitulée [standalone form]. Cliquer sur cette option vous amène à un écran où vous pouvez copier le code HTML brut, et le coller dans une page de votre choix sur n'importe quel site web. Assurez-vous cependant de ne PAS activer le widget reCAPTCHA pour un tel profil : en effet, puisque reCAPTCHA a besoin de générer des pages dynamiquement, soumettre un formulaire isolé où l'option reCAPTCHA est activée occasionnera toujours un message d'erreur.

Outil d'entrée de données

Si des bénévoles ou des stagiaires font de l'entrée de donnée à la main pour votre organisme, vous pouvez leur simplifier la vie en créant un formulaire de profil qui ne montre que les champs où ils ont à entrer quelque chose. Ceci allège considérablement le processus d'entrée de donnée, et réduit d'autant les risques d'erreur.

Inclure un profil dans une page de contribution ou d'inscription à un évènement

Il vous arrivera souvent de vouloir inclure certains champs dans une page de contribution ou d'inscription à un événement. Le processus est comparable à celui décrit plus haut pour l'inscription des bénévoles. La seule différence majeure est la possibilité d'inclure dans votre profil des champs spécifiques aux dossiers des participants (pour les formulaires d'inscription à un événement) et aux contributions (pour les pages de contribution). Pour plus d'informations, consultez les sections qui concernent la création de ces pages.

Inclure un profil sur l'écran d'inscription des utilisateurs (Drupal)

Si votre site permet à certains utilisateurs de se connecter, vous voudrez peut-être leur permettre de fournir des informations supplémentaires lorsqu'ils s'inscrivent à votre site. Dans le même ordre d'idées, lorsque quelqu'un remplit un formulaire de profil vous voudrez peut-être l'encourager (ou l'obliger) à s'inscrire à un compte d'utilisateur.

Voici comment ajouter un formulaire de profil au processus d'inscription des utilisateurs :

  1. Créer un profil qui servira pour le processus d'inscription des utilisateurs :

    addprofile_usedfor_reg 
  2. Ajoutez les champs que vous voulez que vos futurs utilisateurs remplissent lorsqu'ils s'inscrivent, en utilisant le processus décrit plus haut. Assurez-vous de régler la visibilité à « pages d'utilisateur publiques ».

Inclure un profil sur la page « Mon compte » de Drupal

Vous pouvez intégrer directement un ou plusieurs profils CiviCRM sur la page « Mon compte » de Drupal. Il est ainsi beaucoup plus facile pour vos utilisateurs de vérifier et de mettre à jour leurs informations à toutes les fois qu'ils visitent cette page.

Voici comment créer un profil à cet effet :

  1. Créer un nouveau profil, ou naviguer à un profil existant et cliquer sur réglages.
  2. Dans utilisé pour, sélectionner afficher/éditer un compte utilisateur.
  3. Cliquer sur le bouton enregistrer.
  4. Ajouter au profil les champs que les utilisateurs pourront modifier à partir de leur page de profil utilisateur.

Création de nouveau compte utilisateur à partir d'un profil

If you want your constituents to create a Drupal or Joomla! account when filling out a profile, you can enable this with the "User account registration option" under Profile Settings > Advanced Settings. Anonymous (not-logged-in) users will then be invited (or required) to create an account when they visit the profile. Logged-in users will just see the profile fields.  

Profile user registration options

You must include a Primary Email Address field in the profile for this feature to function properly. This feature also works when the profile is embedded in an online contribution page or event registration page. Hence you can invite or force anonymous visitors to sign-up for an account when they register for an event.

Sharing information

Profiles and directories

Many organisations have data they would like to display on their website. Historically this has been difficult because it required updating the same data in two places - a website and a database. Using CiviCRM profiles solves this problem because it allows you to expose data from your database on your website while only needing to manage and update the data in CiviCRM.

For example, an organisation called Native Americans in Philanthropy (NAP) wanted to create a membership directory that their members could use to search and connect with other fellow members. Before CiviCRM, they would create a very expensive annual print directory and mail it to every member. This process was time-consuming and expensive, and some data would be out-of-date before the members received their directory. Switching to CiviCRM meant significant resource savings and, because their website became a portal for their members to connect, it helped to advance their mission.

To build your directory:

  1. Go to: Administer > Customize > CiviCRM Profile.
  2. Click Add CiviCRM Profile.
  3. Set Used For to Profile:

    NewProfileMemberDir

  4. Advanced Settings: there are a few options under advanced settings that are helpful when using profiles for directories.
    1. Enable mapping: a really cool feature available in CiviCRM is to allow visitors to map contacts in your directory using Google or Yahoo! maps. They can then obtain directions to a record's address dynamically. To use this feature, you must have already enabled mapping under Administer > Configure > Global Settings > Mapping and Geocoding.
    2. Include profile edit links: check this box if you want to include a link in the directory listings to allow people to edit the profile's fields. Only users with permission to edit the contact will see this link. More often than not you will not need to enable this setting as it is not commonly used in the membership directory scenario.
    3. Include Drupal user information (Drupal only): check this box if you want to include a link in the directory listings to view a contacts' Drupal user account information (e.g. their My Account page). This link will only be included for contacts who have a user account on your website.

      profile_adv_settings

Now it's time to include the fields that will make up the directory. For profiles used as directories you have total control over which fields:

  • are searchable in the directory
  • appear in the results columns of your search
  • appear in the record detail View page.

The important options you must configure in the fields for directory purposes are shown below:

directory_fields

  • Visibility for all fields in your directory must be set to Public Pages or Public Pages and Listings. The difference between these two options is that those configured as Public Pages and Listings will have the field in detail view hot-linked, enabling the user to generate a follow-up search for other records which also have that same field value. For example, you might set City to Public Pages and Listings. After the user conducts a search and views the details for a record they can click on the city value and run an immediate search. The search will run as if they had selected that city in the profile search screen.
  • The Searchable option determines if visitors to your directory can search the directory by this field. In common directory uses, almost every field is set to searchable. The more fields you set to searchable, the more power you provide to your visitors to find the information they need.
  • The Results Column check-box determines if the the field is displayed as a column in the list of results. For example, your directory may have a field for website, and if you set the website field to appear in the results column, it will appear in the results table. If you do not check the results column the field will still appear in the view mode for a record. In other words, checking Results Column? will allow the field to appear in the results column AND in detail view mode.

The image below shows the search mode for our membership directory.

Member Directory Search Form

Once you hit search you get this result set. Profile fields that have Results Column checked are shown in the listing.

MemberDirResults

Clicking the view link gives you more details about the constituent, showing all profile fields.

Profile Member View
As we've seen, building a directory for your website can provide a valuable tool for your constituents.

Linking to Your Directory

You have several options to link to your directory:

  • Drupal: link to the directory search page using this path: http://www.myorganization.org/civicrm/profile?reset=1&gid=N where N is the ID of the profile directory.
    • If you add &force=1 to the above URL it will directly show a result set.
    • If you add &force=1&search=0 it will hide the search criteria and directly show the result set.
  • Joomla!: use the Menu Manager to create a front-end menu item. After creating a new menu item, select CiviCRM and choose the profile search option. In the parameters pane, choose the specific profile to use.
  • You can also prepopulate any search criteria in the URL. These options are described here:
    http://wiki.civicrm.org/confluence/display/CRMDOC/Linking+Profiles

Other profile uses

Search results

Searching is outside the scope of this section but, assuming you are familiar with searches, you may wish to change the columns used to display the results of an advanced search. To do this:

  1. Create or open a profile and mark it as used for Search Results:

    profile_searchresults
  2. When adding fields to this profile, you will need to set Visibility for the fields to Public Pages and check the Results Column box.

When conducting your advanced search, use the Search Views dropdown menu in the top right of the page to select your profile.

Batch updates

The final way that profiles can be used is to perform batch updates of data. For example, you have a custom field called "volunteer interests" and you want to update the volunteers group with a certain interest. You can easily update the entire group using a profile.

  1. Create or open a profile and mark it as used for Profile:

    profile_batch

    No other profile settings are relevant for this type of usage.

  2. Add your fields to the profile. Only add the fields you want to batch update. In the above example, the only field you would need is your custom "volunteer interests" field (contact name is always displayed when doing batch update). Remember, fields added to the profile must all be of the same contact type. You cannot add fields that are specific to both organisations AND individuals.

Once your profile is created, and you have conducted your search, select Batch Update via Profile from the actions dropdown menu and click Go. Then select the profile you want to use.

batchscreen


You will see a grid with the fields in your profile. You can update each field and row individually. If there is a field where you want to enter the same value for ALL records, you can enter that value in the first row and then click on the "copy values" icon to the left of the column header. This will copy the field value to all the rows in your grid.

Batch Update via Profile

Don't forget to click the Update Contacts button at the bottom of the page to save your changes.

Batch update limitations

  • You cannot perform batch updates for different types of contacts (individuals and organisations, for example) at the same time.
  • If you wish to update participant fields, you must do the update from a Find Participants search (and only include participant fields in your profile).
  • You may only perform a batch update for 100 records at a time.

Combining record types in a profile

A profile usually contains fields of one record type. For example: First Name and Last Name (Individual fields). But in some cases, such as online event registration and online contribution pages, you can combine fields from two different record types (e.g. Individual + Participant fields or Individual + Contribution fields). You can also combine Individual fields with general Contact fields (e.g. Last Name + Email Address).

If you try to combine fields with an unsupported combination of record types, you'll get an error when you try to save the field.

Il y a une erreur de communication avec le serveur Booktype. Nous ne savons pas actuellement où est le problème.

Vous devriez rafraîchir la page.