De la mise à disposition des informations à ses accès, nombreux sont les chemins qui mènent à la rencontre et la construction en commun du contenu collectif. La source unique et les sources multiples ou comment communiquer ?
Dans cette situation nous conseillons l'usage de réseaux d'informations multiples, dont le contenu du message va focaliser les échanges vers un réseau unique. Dès le départ, le CercleAPE a choisi de rassembler sa grande communauté sur le réseau professionnel LinkedIn. Sur celui-ci sont compilés deux types d'informations. Les premières regroupent les annonces du leader qui peut être une personne ou un groupe d'organisation. Les secondes sont les échanges et réactions aux messages entre les participants. C'est un grand melting-pot dont l'activité peut révéler la vivance d'un groupe. Nous soulignons un point de vigilance à propos des "Trolls" c'est-à-dire les personnes dont la finalité est de distribuer de la zizanie dans le meilleur des cas et l'échec de la communauté dans le pire. Cette vivance peut aller trouver refuge sur d'autres médias si elle est bousculée. Cette vivance est votre carte de visite, votre vitrine qui donnera l'envie à de nouveaux participants de rejoindre votre Cercle. Toutefois, les réseaux sociaux ne sont pas que numériques et il y a de nombreuses opportunités de faire appel à de nouveaux membres.
Pour le recrutement, nous pouvons aussi faire appel à la cooptation qui sécurise l'entrée des personnes.
S'assurer de la véracité des éléments, fournir des sources.
Etayer les éléments partagés afin de permettre l'acquisition par les différents profils d'apprentissage.
Les informations du melting-pot peuvent perturber le côté opérationnel d'un Cercle. C'est pourquoi nous conseillons d'avoir un tableau de bord qui va permettre de transmettre les informations stratégiques, d'usage ou d'historique aux participants opérationnels et passifs. Nous vous suggérons de n'utiliser qu'un seul canal dont l'accès est systématiquement rappelé sur tous les messages. Un réseau unique de communication relayé sur la multitude dès réseaux sociaux, professionnels, mailing-list, news-letter... travailler systématiquement sur des focalisations et des expansions, comme une respiration informative. Attention à la vision, à l'information claire et inclusive, qui vont être les liants d'une bonne communication.
Comment inclure l'ensemble des participants dans le processus d'information ?
Le premier point est l'accessibilité aux espaces d'échanges et en particulier sur internet. Ceux-ci doivent être visibles de l'extérieur. Nous vous conseillons d'éviter les systèmes fermés qui nécessitent une inscription pour afficher votre site vitrine. Cependant, évitez les sites complètement ouverts à tous. Car pour faire face à la menace de Trolls, seule la validation de vos membres à l'entrée de votre espace de communication collectif ou/et collaboratif pourra être efficace pour sauvegarder intacte la vivance de votre Cercle. L'inclusion nécessite de définir un cadre de bienveillance, mais aussi des limites face à des équipiers intrusifs ou agressifs. La team design de la saison I du CercleAPE en a vécu la douloureuse expérience. Inclure, oui, mais selon des limites claires et précises des bonnes pratiques de communication. Il s'agit aussi de partager les règles d'intégration des informations, tout en accordant de la souplesse créative.
Comment rendre accessible les informations aux nouveaux participants ?
Le deuxième point inclusif est l'information inclusive dans les réunions présentielles. Les cercles presentiels sont sujet à des fluctuations géométriques quant au nombre et aux membres de leurs réunions. Il y a ceux qui ont manqué des séances et les nouveaux qui arrivent sans connaître ni le groupe, ni sont fonctionnement, ni son historique. Les temps d'inclusion sont essentiels pour la vivance d'un Cercle. Nous trouvons essentiel que chacun connaissent les autres membres avec lesquels ils vont collaborer. L'accueil est un temps à définir et à poser dans le processus. Il doit être de qualité pour que chacun prenne sa place. Si de nouveaux membres arrivent en cours de séances, privilégier sur le moment un deuxième temps d'accueil, plutôt que de le relever à la fin de votre séance.
Vous pouvez exposer les points principaux par oral dès l'accueil tout en ayant un espace écrit soit sur papier, soit sur le net auquel le nouvel arrivant peut se référer. Vous pouvez aussi le diffuser en amont de la réunion. Il peut être aussi rappeler comme une introduction à chaque rencontre. Pour l'historique la tenue d'un journal ou de compte-rendus peut aider le nouvel arrivant à se positionner dans votre aventure. Ces documents doivent être mis à jour régulièrement et idéalement en cours de réunion afin de ne pas perdre d'informations en cours. Comprendre la démarche et les évolutions est une clef fondamentale pour permettre aux nouveaux arrivants ou aux anciens absents de suivre et de s'intégrer au Cercle et d'adhérer au cycle du projet.
Faciliter les échanges entre les membres d'un groupe passe par la qualité de l'accueil d'un nouveau membre, ou de la parole de chacun. Inutile de prendre la pose pour s'exprimer chacun parle en tant que personne et non à partir d'un rôle. Faciliter les échanges passe par la neutralisation du statut.
La e-inclusion s'avère aussi nécessaire pour accéder aux informations, sans navigation aisée dans les outils difficile de se repérer et de se connecter.
Ils sont de différentes natures:
- un site internet de ressources formatives et d'informations : le portail "apprendre ensemble"
- les réseaux sociaux
un groupe sur LinkedIn co-administré où sont accueillis les participants et où ils sont invités à partager
un # sur twitter qui permet de partager en temps réel sous forme de live tweet et/ou de mettre en forme un débriefing juste après un regroupement
- des outils de travail coopératif et collaboratif
- un drive où l'ensemble des ressources formatives, informatives et de capitalisation (comptes rendus...) sont accessibles avec modifications pour l'ensemble des participants.
Attention à
Conseils
Portez votre attention sur le traçage des circuits d'information : là encore, il y a des passeurs, des médiateurs d'informations, des producteurs d'informations, des consommateurs rétenteurs, des consommateurs transmetteurs.
Le jour ou Cécile est venue dans le groupe avec son orgue de barbarie, ou celui ou Jean Paul est venu avec sa guitare étaient des jours particuliers. Cécile et Jean Paul avaient décidé d'offrir de leur sensibilité artistique. Tant l'un que l'autre connaissaient mal la façon dont le groupe pourrait réagir, mais ils ont osé s'appuyer sur leur talent personnel comme support des échanges portant sur la communication ou l'altérité. Tout se passait comme si la musique librement offerte et plaisamment reçue facilitait un échange naturel, dépouillé d'un objectif d'apprentissage. Et c'est certainement cette liberté de donner et de recevoir qui constituait la plus belle leçon. Cet ancrage mémoriel soutenu par l'émotion musicale permet d'accéder aux informations qui ne sont pas que des données abstraites et désincarnées.
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