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les outils collaboratifs

Chapitre 4 : les outils et leurs usages et mode comparatif

Si vous recherchez un «outil collaboratif» dans Internet, vous serez assurément submergé par le flot de propositions : plusieurs centaines, avec chacune leurs caractéristiques imbattables. 


Choisir

Pour s’y retrouver, voici quelques critères simples pour préciser les besoins.

L’activité

Quel genre d’activités de collaboration seront faites ?

  • surtout de la communication, comme de l’échange de fichiers, de messages ou un wébinaire;
  • surtout de l’organisation, comme pour un événement ou un projet;
  • surtout de la production, comme la production de documents, d’oeuvres, de plans.


Le flux

De quel genre de collaboration s’agit-il ?

  • un à un, comme un vendeur, un tuteur ou un concepteur avec un client;
  • un à plusieurs, comme un conférencier ou un professeur avec un groupe;
  • ou plusieurs à plusieurs, comme dans un groupe.


La durée

Comment se déroule la collaboration dans le temps ?

  • ponctuelle, avec un début et une fin, comme un événement ou un projet unique;
  • continue, constamment renouvelé, comme les opérations d’une entreprise ou d’une classe;
  • en direct, comme lors d’un partage d’écran ou d’une présentation live;
  • en différé, comme avec des équipes sur différents fuseaux horaires,


Le domaine des outils de collaboration est en pleine effervescence. Vous trouverez ci-dessous une typologie accompagnée d’un exemple l’illustrant ainsi que des références pour aller plus loin

Classement des outils par thèmes

Communication

  • Partage d’écran (BeamYourScreen)           
  • Partage du contrôle de l’ordinateur (GoToAssist)   
  • Vidéo-conférence (TokBox)               
  • Web-conférence (WebEx)               
  • Wébinaires (Wisiq)                   
  • Audio-vidéo-conférence - VoIP (Skype)       
  • Chat (ZohoChat)                   
  • Navigation partagée (join.me)           
  • Messagerie instantanée (Messenger)       
  • Communication de groupe (Slack)           
  • Collaboration immersive 3D (Second Life)       
  • Plate-formes privées de réseautage social (Spruz)   
  • Plates-formes sociales (FaceBook, Twitter)       
  • Présentation web (SlideShare, Prezi)
  • Partage d'images (Instagram)
  • Sondages (Survey Monkey)


Organisation

  • Espaces de collaboration d’équipes (Edmodo)   
  • Calendriers et événements (Doodle, EventBrite)   
  • Gestion de projets (Trello)               
  • Partage de signets (DiigoCollectably)         


Production

  • Écriture collaborative (Google Docs, EtherPad)   
  • Collaboration visuelle - Idéation (Creately)       
  • Tableau blanc partagé (Twiddla)           
  • Partage de documents - Wikis (Google Docs)   
  • Édition de base de données (TrackVia)       
  • Partage de dossiers (DropBox)           
  • Cartes mentales (Mindmeister)           
  • Remue-méminges - Partage multimédia (PadletGroupZap)         


L'outil Google Document

Google document

Suite bureautique en ligne de Google, pour créer, importer, modifier des documents textes, des feuilles de calcul, des diaporamas etc. à plusieurs collaborateurs en simultané. Google Docs est un équivalent léger de Word, Sheets d'Excel et Slides de Powerpoint.

(+) gratuit ; utilisation directe depuis un navigateur web / application smartphone et tablettes ; inscription non nécessaire pour les invités ; ergonomie calquée sur les logiciels de traitement de texte et tableur populaires (Microsoft Office, Open ou Libre Office) ; conservation automatique de l'historique des modifications ; unité de l'espace de travail pour tous les documents ("cloud" Google Drive) ; export des documents créés sous différents format utiles
(-) obligation pour l'utilisateur principal de se créer un compte Google et d'utiliser Google Drive ; respect de la vie privée limité

L'outil FRAMAPAD

FRAMAPAD

Interface web simple pour prendre des notes et rédiger des textes à plusieurs, voire simultanément. Chaque participant se distingue par une couleur, les anciennes versions sont sauvegardées. Le travail est ensuite exportable pour tout type d'usage. 
Idéal pour la rédaction de comptes-rendus, de lettre en commun ou comme bac à sa
ble pour brainstormer.

(+) libre ; gratuit ; utilisation directe depuis un navigateur web ; usage possible sans inscription préalable ; facilité d'utilisation ; conservation automatique de l'historique des modifications ; export des documents créés sous différents formats utiles ; possibilité de personnaliser l'accès de ses différents documents
(-) mise en page limitée ; faible ergonomie smartphone et tablette

L'outil TRELLO

Trello

Interface web simple pour prendre des notes et rédiger des textes à plusieurs, voire simultanément. Son application est dirigée plus vers la gestion d'entreprise ou le suivi de projets simples voire complexes. Les tâches sont matérialisées par des fiches ou kanban voire pdf

Un kanban (カンバン ou 看板terme japonais signifiant « enseigne, panneau »?) est une fiche cartonnée que l'on fixe sur les bacs ou les conteneurs de pièces dans une ligne d'assemblage ou une zone de stockage. Le terme désigne aussi la méthode de gestion de production déployée à la fin des années 1950 dans les usines Toyota. Cette approche en flux tendu consiste à limiter la production d'un poste en amont d'une chaine de travail aux besoins exacts du poste aval. L'ingénieur japonais Taiichi Ōno est généralement considéré comme l'inventeur de la méthode1 dans les années 19602.

Dans le cas du trello nous retrouverons les fiches tâches , To do (à faire), Did (en cours), Done (réalisé).

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La version gratuite de Trello offre beaucoup de fonctionnalités et une facilité d’utilisation est clairement un avantage de l’outil. Vous avez également la possibilité de travailler en équipe facilement sur un projet.

Les fiches tâches ou kanban peuvent être modifiées par l'instigateur du projet, déplacées selon l'avancement du projet et être programmées par date butoir de réalisation. Pour rendre le tableau de bord plus vivant, nous pouvons y ajoindre des stickers, des visuels colorés de priorisation. Les membres du projet peuvent collaborer à une ou plusieurs kanbans. Le chef de projet peut faire un sommaire sous la forme d'un check-list de tâches à réaliser dans un ordre particulier.

Les collaborateurs peuvent même voter pour le contenu d'une tâche à faire ou à réaliser. Quand une tâche est finie, le kanban est stocké comme étant réalisée. Le chef de projet peut ainsi contrôler l'avancement du projet.

Les collaborateurs peuvent mettre un lien dirigé vers site web ou bien sur un document google.doc par exemeple. Un chef de projet peut inviter des gens à une équipe, modifier les administrateurs d'une équipe tableau, supprimer une équipe.

Les types d'utilisateurs TRELLO peuvent être un membre invité à participer à un tableau mais qui n'a pas encore confirmé son compte, cela est manifesté par une icône grisée. Les membres d'un tableau possède la qualité de membre normal. L'observateur est quant à lui un membre en accès en lecture simple d'un tableau. Cette fonction n'existe qu'en mode Business Class. Un tableau peut aussi être aussi administré par un membre marqué par un chevron de couleur bleue.

(-) 

Pour les projets volumineux, Trello pourra s’avérer limité, notamment dans la gestion de fichiers nombreux et volumineux, et vous devrez privilegier des outils plus complets. Pour sécurisation des données dans le cloud Box, Drive, Dropbox ou un accès aux outils connus Evernote, Github, hangouts, Mailchimp, Salerforce vous devrez payer 9,99 $/mois par le biais du plan Businnes Class. Pour une sécurisation des données, une authentification SSO, un accès à un gestionnaire dédié pour accèlèrer son apprentissage et améliorer sa productivité, pour une surveillance et détection des intrusions par une assistance personnalisée vous devrez passer par le biais du plan entreprise pour la modique somme de 20,83 $/mois.

L'outil QUIP

Interface web simple pour prendre des notes et rédiger des textes à plusieurs, voire simultanément. Chaque participant se distingue par une couleur, les anciennes versions sont sauvegardées. Le travail est ensuite exportable pour tout type d'usage. 
Idéal pour la rédaction de comptes-rendus, de lettre en commun ou comme bac à sa
ble pour brainstormer.


QUIP
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Travaillez mieux et plus vite en équipe. Créez et modifiez de façon collaborative des documents, feuilles de calcul et listes de tâches, dans un lieu centralisé. Créez, modifiez, discutez et organisez votre travail d'équipe en un seul endroit. 

Spécificité de l'outil QUIP

La création d'un document partagé est accompagnée d'un système de messagerie instantanée intégré afin que tous les participants puissent échanger et mettre à jour leurs fichiers. Quip est par ailleurs compatible avec la fonctionnalité Handoff d’Apple ce qui permet de transférer des fichiers Mac vers des iPhone ou des iPad. Quip a été co-fondée par Bret Taylor et Kevin Gibb qui ont développé plusieurs produits chez Google, dont le système de cartographie Maps et App Engine. Des entreprises telles que CNN et Facebook ont déjà adopté le service. Pour les particuliers, l'application est gratuite, mais une version payante existe pour les entreprises (12 dollars par mois et par utilisateur).

Tout le monde sur le même document et la même longueur d'ondes

Le travail est un sport d'équipe, alors vous amenez votre équipe à travers les documents vivants de Quip. Vous créez, partagez et discutez vos documents et feuilles de calcul avec votre équipe en temps réel. Les différents collaborateurs se voient notifier de l'avancement du ou des écrits. Vous pouvez classer les différents écrits dans un dossier spécifique et du point vue ergonomique vous pouvez colorer votre dossier et ainsi mieux le retrouver lors de votre classement sur la time-line dossiers QUIP.

Communiquez sans email

Arrêtez de gérer les commentaires via de longues chaînes de courrier électronique ou jongler avec plusieurs versions d'un fichier. Dans Quip, il n'y a qu'une seule version de votre travail et chaque discussion est en contexte.

Ensemble Travaillez partout

Les équipes modernes travaillent depuis plusieurs appareils tout au long de la journée. Continuez à rouler avec la belle application mobile de Quip: créez, éditez, discutez et trouvez un travail loin de votre bureau.

L'interopérabilité de l'outil de bureautique quip est la capacité que possède un produit ou un système, dont les interfaces sont intégralement connues, à fonctionner avec d'autres produits ou systèmes existants ou futurs et ce sans restriction d'accès ou de mise en œuvre. Ainsi l'outil QUIP fonctionne sur smartphone, ordinateur et tablette. Vous pouvez partager un dossier, un document, le copier, y accèder par lien, le transformer en document lisible sur word ou le visionner en version PDF ou tout simplement l'imprimer.

L'organisation des tâches 

Lorsque vous passez à Quip, vous décidez comment les listes de tâches entrent dans votre processus. Dites au revoir aux systèmes de gestion de projets qui dictent votre flux de travail et organisent les choses comme vous le souhaitez. Les listes de tâches de Quip vous ramènent à la base, et vous pouvez ajouter la complexité comme vous le souhaitez: @mention des documents dans les éléments des listes de tâches pour permettre aux gens d'obtenir plus de détails s'ils le souhaitent, commenter un élément de liste de tâches pour mettre à jour votre équipe ou ajouter un Capture d'écran pour référence.

Le notifications

Le chef de projet et ses collaborateurs peuvent recevoir instantanéments tous les messages et être au courant de l'activité journalistique ou bien recevoir par choix que les réponses avec mentions "j'aime" et les activités du groupe collaboratif.

(-) mise en page limitée par rapport à un logiciel auteur de bureautique Microsoft, ou du monde du logiciel libre par exemple Open Office ou un WYSIWYG HTML 5 en ligne qui lui a la chance d'avoir une panoplie de possibilités journalistiques; faible ergonomie journalistique sur smartphone, tablette et ordinateur. 

L'outil quip est intéressant pour l'écriture collaborative mais le côté gestion de projet et la discussion instantanée par chat ou visioconférence reste à développer. 

Petite astuce pour que votre document soit facilement accessible en version réalité augmentée vous pouvez y ajoindre un QR CODE et ainsi en scannant le QR CODE avec votre smartphone vous pourrez fournir un complément d'information ou bien pouvoir accèder aux informations collaboratives.

L'outil Padlet

padlet

 

Padlet est une application collaborative en ligne, qui permet de travailler à plusieurs sur un même mur virtuel. Ce mur s’apparente en fait à un babillard où on intègre de l’information. Donc, on intègre une ou des notes de texte (qu’on peut comparer à une ou plusieurs feuilles sur un babillard). Nous pouvons également y insérer différents types de médias : texte, photos, vidéos, etc.

Il est à noter que Padlet est utilisable sur ordinateur, tablette et téléphone. On peut également faire plusieurs choix esthétiques : couleurs de fond, images de fond, polices, disposition des différentes notes de texte...ce qui rend la création particulièrement agréable et stimulante.

Après ou pendant la création d’un Padlet, on peut le partager et y collaborer en équipe à partir de plusieurs ordinateurs, en direct ou non, de différentes façons : en le rendant public, ce qui fait en sorte que n’importe qui peut y accéder, ou en le rendant disponible à certaines personnes seulement, tout simplement en leur envoyant une invitation.

Nous avons d’abord le mode privé. À ce moment, on ajoute des gens comme contributeurs et eux seuls peuvent venir modifier notre Padlet. Ensuite, il y a le mode protégé par un mot de passe. On donne alors un mot de passe aux gens avec lesquels on désire travailler. On peut faire un choix quant à leur contribution, à savoir si on désire qu’ils puissent lire notre Padlet seulement, qu’ils puissent le modifier, le modérer ou l’administrer.

Pour utiliser Padlet, il faudra d’abord vous créer un compte. Et c’est gratuit ! Ensuite, vous pourrez créer un nouveau Padlet. Pour créer une note de texte, il suffit de double-cliquer à l’endroit désiré sur la page blanche. On peut décider d’ajouter à cette note de texte une image, du son, un vidéo, etc.

En somme, c’est un outil simple à utiliser qui facilite la collaboration. Je vous encourage fortement à l’essayer !

Pour y accéder, il ne suffit que de cliquer ici. ou pour accèder à mon mur Padlet

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Chacun peut intervenir, refaire, travailler en simultanément sur son mur.

Possibilté de faire du Drag and Drop de site web, page web, photo, vidéo, chanson, document, article, autre padlet.

Chacun peut partager son mur et le partager par code html sur son blog, le mur peut être exporté, imprimé, partagé par QR code et être consulté sur différents outils de lecture interporable tablette, téléphone ou ordinateur.

Le créateur du mur Padlet peut soit avoir le choix d'un mur blanc, wall, Canvas, Flux, Grille ou Shelf.

L'apparence du mur peut être changé à tout moment par le créateur du mur.

Evolution : attribution du nom de l'auteur du mur et d'une icone de reconnaissance et d'un titre objet du mur collaboratif.

Le mur Padlet respecte la vie privée, le mur peut-être lu, écrit, modéré, avoir un choix de lecture ou de mode écriture par choix des administrateurs.

Le mur peut-être protégé par mot de passe, être public, privé ou secret.

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Pas de consultation d'historique.

L'inscription est anonyme, d'où un risque d'usurpation d'identité. 

Impossibilité de copier/coller un mur inéressant.

Impossibilité de faire des commentaires par bulle en dehors du contenu d'un mur.

Les vidéo de gros volume pose problème de lecture.

 Pour aller plus loin sur les outils du collaboratif

C'est ici

Les outils collaboratifs sur Twitter

Francois MAGNAN de ITYyPA

Les outils de veille sur slideshare de Raphal Rey

 

a) Distinction entre outils, logiciels et supports


„Les outils : L’ordinateur, ses composants et ses périphériques :
L’ordinateur doit être choisi en fonction de l’utilisation qui va en être faite. Certains ordinateurs sont qualifiés de « PC de bureau », d’autres de « PC multimédia »…


Dans une entreprise, l’ordinateur non relié au réseau utilisé dans un bureau pour un travail de simple bureautique (Word, Excel, Powerpoint…) ne nécessite pas des composants performants.
En réseau et pour un travail coopératif, les composants doivent être suffisamment puissants (processeur, mémoire, carte graphique…) notamment pour un travail en multimédia (son, vidéo,images, transfert de données, travail multitâches…)


Au-delà de l’ordinateur et de ses composants, il faut également s’intéresser aux périphériques.Un périphérique est un objet qui se connecte par un port (filaire, infrarouge, wifi ou Bluetooth) afin d’apporter à un ordinateur une fonction supplémentaire. (Webcam,microphone, tablet PC, souris, imprimante…)
Dans le domaine du travail coopératif, certains périphériques sont indispensables : pour une vidéoconférence par exemple, il est nécessaire de posséder une webcam.

Les logiciels : synergiciels – collecticiels…

Ce sont des programmes qui sont au cœur du fonctionnement d’un ordinateur et de ses périphériques. Ils commandent des opérations plus ou moins complexes, calculent et affichent des données. Chaque logiciel est classé selon sa spécialité. Au rang des premiers se trouvent les systèmes d’exploitation (Windows, Linux…) sans lesquels l’ordinateur ne serait qu’un amas de composants électroniques. Ensuite, viennent les logiciels de traitement de texte, les tableurs, les logiciels de gestion et autres logiciels professionnels (progiciels).Dans le cadre du travail coopératif, de plus en plus de logiciels (appelés synergiciels ou encore collecticiels : cf lexique 1.b.) apparaissent sur le marché. Certains sont à installer sur les ordinateurs de l’entreprise ou le serveur, d’autres sont proposés par accès à internet (dans ce cas une simple connexion suffit car le logiciel est installé sur le serveur internet)

Les supports : Internet – Blog – Wiki – Extranet – GPRS – PDA – Intranet – GEIDE…

Différents supports utilisés généralement pour d’autres fonctions sont totalement adaptés au travail coopératif.

D’une manière générale, l’Internet semble être le support de référence ; celui qui permet de mettre en relations les personnes sur de longues distances.
Ainsi, les blogs qui sont plutôt connus pour leur utilisation ludique dans un cadre privé ont peu à peu gagné la sphère professionnelle. Tout d’abord comme des forums de discussion puis comme des plates-formes de travail coopératif.
Le principe du wiki a été également extirpé de la sphère du privé pour des applications professionnelles sous forme de travail coopératif.

L’extranet ne demeure pas en retrait et semble même se développer de plus en plus sous la forme connue du télétravail. Ainsi, la technologie du GPRS (cf. lexique 1.b.) et le développement des téléphones portables et des PDA (Personal Digital Assistant) autorisent des travaux coopératifs à distance.
Enfin, l’intranet qui se distingue par sa caractéristique professionnelle originelle est un support évident pour le travail coopératif sur des liaisons de courtes distances.

S’appuyant sur ce support, un autre est venu se développer : la GEIDE (gestion électronique d’informations et de documents en entreprise). Le travail coopératif peut être révélé ici par la capitalisation d’informations notamment dans le cadre d’une veille informationnelle.

 

La pertinence dans le choix des outils, logiciels et supports diffère en fonction du type de travail :


Certains travaux impliquent une interaction synchrone (visioconférence, tableau blanc partagé, « causette », etc.) ou asynchrone (courrier et liste de diffusion, forum, outils d’édition en groupe).
Le choix des outils dépend également du lieu. L’Internet semble répondre efficacement à la mondialisation alors que l’Intranet est le support évident du travail coopératif dans l’entreprise. L’extranet quant à lui montre sa spécificité dans la comparaison entre des métiers plutôt sédentaires (comptables) et des métiers plutôt nomades (commerciaux).
Le choix peut dépendre aussi de la taille du groupe. Ainsi, une vidéoconférence à dix est quasiment impossible !
Enfin, le choix peut être fait en tenant compte de l’objet du travail. Par exemple, pour montrer un schéma technique à un collègue à distance, on peut utiliser un logiciel de partage de document plutôt qu’une webcam dont la définition n’est pas suffisamment performante.


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