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les outils collaboratifs

Chapitre 7 : L'efficience des relations avec les personnes, groupes, communutés

Comment faire ? Les sept étapes pour des échanges efficients source :Jean-Michel Cornu

Pour permettre que l’échange entre les rencontres facilite l’arrivée de nouveaux actifs sans faire fuir les observateurs avec trop de messages, il est possible de suivre quelques étapes simples :

  1. Identifier un référent pour chacun des projets (typiquement entre trois et une dizaine de projets pour une communauté) qui accepte d’envoyer un message par mois à la communauté ; et pour l’ensemble de la communauté, un facilitateur qui lui rappellera de le faire… Si la communauté n’a pas de projets qui rassemble plusieurs de ses membres, proposez-en ! Cela développera naturellement l’activité. Je prévois un article sur ce thème prochainement ;
  2. Veillez à ce que les petites équipes projets aient leur propre outil d’échange (chacun a les mails des autres pour écrire à tous les membres de l’équipe projet en même temps, ou bien l’équipe choisi un outil particulier : Messenger, Slack, Skype, Twitter ou autre…
  3. Mettez en place une « liste d’échange » par mail pour l’ensemble de la communauté si ce n’est pas déjà fait. Dans le guide de l’animateur, j’utilise le nom de « liste de discussion », mais le fonctionnement proposé est plutôt intermédiaire entre une liste d’information plus centralisée et une liste de discussion : notre « liste d’échange » permet une discussion imparfaite mais bien suffisante pour son rôle « d’échange entre les rencontres », sans avoir les inconvénients d’une discussion débridée. Vous pouvez utiliser les outils proposés par Coop-group (pour les communautés qui y participent) ou bien l’outil libre Framalistes :https://framalistes.org/ ;
  4. Choisissez si la liste doit être modérée ou non. Le cas le plus classique est d’avoir une liste où chacun peut écrire directement. Elle ne doit être modérée que dans certains cas (principalement avec des chefs d’entreprise ou si la communauté rassemble plus de 500 membres) ;
  5. Envoyez dès le départ quelques règles simples de fonctionnement (voir un exemple ci-dessous) et renvoyez-les de temps en temps ou si la discussion « s’emballe » ;
  6. Le facilitateur commence son rôle de « chef d’orchestre » en appelant entre un et trois référents de projet chaque semaine et en leur demandant de poster un message court avec la prochaine étape et la prochaine date du projet ;
  7. Lorsqu’il y a des réponses à un mail, que la liste soit modérée ou non : indiquez à ceux qui envoient des messages du type « bien reçu » de ne plus le faire pour ne pas encombrer les boites aux lettres des participants ; et proposez à ceux qui commencent à trop discuter sur un point particulier de le faire sur un autre canal (peut être le canal du projet qui est concerné) ;

Les types de communautés

 Vidéo sur les types de communautés

Transaction, intérêt, relations et mondes virtuels: les 4 types de communautés se définissent par les motivations qui sont leur raison d’être.

Cette nomenclature a été établie par A. Armstrong & J. Hage, dans l’ouvrage «The real value of on-line communities», repris par le Harvard Business Review (en anglais). En l’utilisant, une société peut réussir à construire une communauté en ligne forte puisqu’elle jouera sur sa motivation. Ainsi, elle peut travailler sa proximité avec ses cibles, ou la fidélisation de ses clients. 

… une façon de définir votre communauté pour mieux la connaître. Ce faisant, vous construisez une stratégie communautaire qui a des chances d’être efficace. 

Les communautés de transaction

Il s’agit des communautés qui sont centrées sur des produits ou services. Les membres ont besoin d’entrer en relation pour finaliser un achat: ces plateformes fournissent des informations pour faciliter ces transactions. Par exemple, les forums où l’on discute d’achat et de vente de pièces détachées pour VTT.

Un grand classique: leboncoin.

Les communautés d’intérêt

Les membres de ce type de communauté sont motivés par le partage de connaissances sur un sujet précis. Il peut aussi bien s’agir d’un savoir-faire spécifique (et rare) qu’elles possèdent en commun. Elles impliquent de forts liens (et donc échanges) interpersonnels). Le fait d’entrer en relation leur permet de progresser individuellement sur le sujet, au contact des autres en somme.

Par exemple, les groupes de discussion sur Viadéo, comme celui-ci sur la rédaction.

Les communautés relationnelles

Ce qui intéressent ces gens? Rencontrer, faire des connaissances, se faire de nouveaux amis. Pour tisser ce genre de relations sociales et communiquer entre eux, ils n’est pas nécessaire qu’ils se rencontrent physiquement, mais certaines ménagent des espaces pour le faire.

Par exemple, tubededentifrice.com.

les communautés de mondes virtuels

Ce sont des portes qui s’ouvrent vers de nouvelles réalités. En utilisant des avatars, le joueur se crée une toute nouvelle identité, avec des attributs spécifiques qui n’ont parfois rien à voir avec les siens (jusqu’au sexe de l’avatar même).

Quelqu’un se souvient de Second Life?


En savoir plus sur 

Vous vous demandez vraiment s’il existe une possibilité d’amélioré la productivité de vos équipes? Une possibilité qui ne nécessite pas une multitude de consultants? Alors continuez la lecture…

En tant que manager/leader votre effort consiste à atteindre avec le groupe des objectifs (fixés par le groupe ou la direction d’une entreprise) tout en faisant naître une cohésion d’équipe et en l’entretenant sur la durée. L’énergie d’un groupe se répartit donc sur la productivité et sur les relations.

Lorsque le groupe se construit, certains managers peuvent être déçus du résultat:

  • L’investissement est fort différent entre les membres de l’équipe;
  • des conflits peuvent survenir;
  • certains membres peuvent se voir rejeter;
  • d’autres leaders prennent le pouvoir;
  • les isolés sont encore plus isolés par les favoris

Ces constatations mettent en avant une évidence. La coopération, le respect et l’efficacité ne sont pas innés aux groupes. Ce n’est pas parce que l’on travaille ensemble que cela se passe bien.

Il y a bien évidemment des éléments rationnels qui permettent au chef d’offrir l’environnement le plus adéquat possible: formuler précisément un objectif, répartir les compétences de manière équitable, informer régulièrement, offrir les ressources matérielles nécessaires, mais le leader en question n’a peut-être pas conscience que ces conditions logiques sont loin d’être suffisantes pour assurer la réussite du groupe.

Tout peut sembler être réuni, et pourtant la mayonnaise ne prend pas.

Il existe un élément subjectif à prendre en compte. Si dans votre groupe, vous arrivez à former 3 équipes avec des membres qui s’entendent bien entre eux, alors cette affinité permettraprobablement d’augmenter le moral du groupe et donc sa productivité. Les équipes formées utiliseront moins d’énergie à se débattre dans leur relation interne.

 

Avant de vous parler du sociogramme de Moreno, abordons l’affinité dans les groupes restreints.

Plusieurs théories ont tenté d’expliquer l’apparition des affinités et leur évolution… Voici quelques points communs.

1) Les affinités apparaissent très rapidement (similitude des caractéristiques individuelles, communauté d’intérêts ou de valeurs, similitudes des personnalités). Souvent dès la première phrase, dès les premières minutes, des relations se tissent.

2) Les favoris ont tendance à se choisir mutuellement… se qui isole encore plus les isolés.

3) Les affinités sont stables dans le temps… La proportion des pairs ne varie presque pas au cours des différentes rencontres. Si une paire se renforce (se voit plus souvent), c’est souvent au détriment d’une autre relation (nos ressources sont limitées). Cette hypothèse n’a pas encore été validée expérimentalement parlant.

Un peu plus bas, je vous dévoile une expérience où les affinités ont été détruite. Poursuivez votre lecture…

4) Les pairs d’adultes sont très stables.

L’expérience de Van Zelst prouve l’efficacité du sociogramme de Moreno.


74 charpentiers et maçons travaillant sur un grand chantier furent répartis dans des équipes de quatre en fonction des résultats du test de sociométrie qu’ils avaient rempli en amont.

Les résultats par rapport à la situation antérieure à la création de ces nouvelles équipes sont les suivants:

  • Amélioration de la satisfaction personnelle des équipiers.
  • Diminution de la rotation du personnel de 91%
  • Réduction des prix de revient de 5%

Je trouve ces résultats impressionnants, comptés l’effort investi et son retour sur investissement. J’imagine la résistance de changement assez faible car chacun est sensé améliorer sa situation personnelle.

Comment fonctionne le Sociogramme de Moreno?

Selon Moreno, les humains sont liés par 3 relations possibles (subjective): sympathie, antipathie et indifférence. Ces relations peuvent se mesurer à partir d’un questionnaire. L’analyse des résultats permet de modéliser un système (le groupe et ses membres). Ce système posé sur papier se nomme le sociogramme.


Il peut y avoir une multitude de structures possible. Certaines de ces structures donnent naissance à des phénomènes de groupe typique. Par exemple, la communication circule très rapidement et discrètement dans les sous-systèmes constitués de membres ayant de la sympathie pour les autres.

Alors que dans des sous-groupes essentiellement composés d’antipathie ou d’indifférence, l’information ne circule pas, ou peu. L’essentiel de l’énergie de l’équipe est utilisé à se protéger (ce que je peux dire, ce que je dois garder pour moi) et à gérer les autres membres, plutôt que de se diriger sur les challenges extérieurs (Simon Sinek en parle très bien dans son livre Leaders eat last). 

Pour récolter les informations, il est important que les membres donnent leur accord et qu’ils soient informés des perspectives concrètes dans un avenir proche. Si les membres soumis au questionnaire savent qu’ils vont se retrouver dans une nouvelle équipe avec des membres pour qui ils éprouvent de la sympathie, alors les résultats seront plus proches de la réalité.

Si en tant que chef vous souhaitez récolter les informations du groupe dans lequel vous faites partie, des résistances peuvent apparaître ou alors une altération du résultat, surtout si le moral n’est pas au top. Il faudra donc avoir une connaissance du groupe et des acteurs influents chez qui vous irez vendre votre projet.

Le lecteur attentif pourra se procurer l’ouvrage suivant: Manager par l’approche systémique de Dominique Bériot.

Sociogramme de Moreno: pour mieux comprendre vos équipes


Question du test de sociométrie:

  1. Avec qui aimerais-tu travailler?
  2. Qui, penses-tu, aimerait travailler avec toi?
  3. Avec qui n’aimerais-tu pas travailler?
  4. Qui, penses-tu n’aimerais pas travailler avec toi?

Ensuite, vous pouvez visualiser le sociogramme à main levée, ou en utilisant le programme gratuit Visone.

Ce qui donne naissance à un schéma de la sorte:

Sociogramme de Moreno

Voici les relations d’un groupe visualisées: document complet -> http://bit.ly/1KLdeID

Qui reporté dans un tableau, permettra de mettre en évidence les leaders et ceux qui ne laissent pas indifférents.

Sociogramme de Moreno en tableau

Document complet -> http://bit.ly/1KLdeID

Le tableau sociométrique permet de procéder à la recomposition des équipes et permet d’augmenter sensiblement le moral. Comment?

  1. Commencer par définir la taille d’une équipe;
  2. Premièrement, placer les isolés, si possible avec leur premier choix. Ne jamais mettre deux isolés dans la même équipe;
  3. Répartir les individus qui ont reçu un seul choix positif. Si il y a choix réciproque, tentez de placer les individus ensemble (ceux qui s’aiment ensemble);
  4. Continuer de la manière suivante: donnez la priorité à ceux qui ont reçu le moins de choix. Pour terminer avec ceux qui en ont le plus. Ceux qui ont reçu le plus de choix se retrouveront avec plus de choix.

Principes importants:

  • Faites des tests
  • Essayez toujours de satisfaire plus de deux choix. C’est une base de sécurité sociale;
  • Tentez de diminuer les clivages importants (par exemple sexe, ethnicité, âge, classe sociale);
  • Évitez de former des équipes avec des individus qui se rejettent mutuellement.

Sociométrie de Moreno, ses limites.


J. Maisonneuve souligne les limites de cette méthode:

1) elle laisse entiers les problèmes d’interprétations
2) elle saisit les repères, mais pas les processus mêmes de l’interaction
3) elle ne prend pas en compte les facteurs personnels et sociaux qui déterminent la forme et le contenu des relations.

En gros, on ne connait pas la cause des affinités. 


Est-il possible de remanier les affinités dans un groupe après leur constitution?


Une expérience conduite par Muzafer Sherif, met en évidence l’influence du contexte sur les relations.

Un groupe d’enfants qui ne se connaissaient pas ont été mis ensemble dans un camp d’été. Après quelques jours, les pairs se sont formés et le test de sociométrie a été effectué.

Après cette première partie, les enfants furent séparés et les relations détruites. La colonie fût divisée en 2 camps. Chacun des groupes se restructura en fonction des ressources disponibles et des situations.

Un deuxième test sociométrique fût appliqué quelques jours après ce clivage et démontra un renversement presque total envers les choix initiaux.

Dans la partie 3, les deux sous-groupe ont été mis en compétition et situation de concurrence, l’hostilité envers le groupe opposé augmenta sensiblement .

Tout ça pour dire que la cohésion d’un groupe ne repose pas uniquement sur des facteurs relationnels, mais également situations sur lequel on n’a pas ou peu d’impact.


Conclusion:


À utiliser en fonction de la situation. L’expérience de Van Zelst montre des chiffres qui méritent l’attention des managers. Une corde de plus à rajouter à notre arc.


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