Le workflow désigne dans Lutece le circuit de traitement d'un dossier ou d'une demande. Une demande (ou un dossier) passe dans des états différents en fonction de l'avancement de son traitement et des actions effectuées.
Avant de créer un workflow vous devez définir le circuit de traitement de votre dossier ou de votre demande.
Le plugin workflow est utilisé ici, pour la description des fonctionnalités, avec le plugin de gestion des données plugin-directory (annuaire).
Dans notre exemple, voir le schéma ci-dessous, les candidats postulent pour obtenir une bourse.
La collectivité a donc défini un circuit de traitement de la demande. Pour cela, l'administration vérifie si la candidature répond aux critères de recevabilité. Puis en fonction des critères de la demande, celle-ci est transférée au jury compétent pour évaluer les motivations du candidat.
Exemple de circuit de traitement fonctionnel de la demande
Dans le workflow Lutece, pour cet exemple les états seront les suivants :
Pour faire passer le dossier d'un état à l'autre, plusieurs actions vont être mises en oeuvre. Pour passer de l'état "nouvelle demande" à "à traiter", une action va être mise en place pour envoyer automatiquement un mail au demandeur avec un accusé réception de sa demande. De l'état "nouvelle demande", le dossier passera à "traité".
Une action manuelle permettra de passer de " à traiter" à "éligible" ou "non éligible", en fonction de la première étude qui est faite par la collectivité.
Les demandes sont dans le plugin utilisant le workflow (ici le plugin directory) sous forme de tableau et les boutons d'action présents au regard de chaque demande permettent d'agir sur cette dernière.
Exemple :
Dans le menu de navigation, aller dans la "gestion des workflows". Cliquer sur créer un workflow.
Renseigner le titre du workflow :
Cliquer sur le bouton modification pour créer des états et des actions :
Pour identifier le premier état, cocher "état initial" cela permettra le déclenchement automatique d'une action comme l'envoi d'un mail.
Cliquer sur ajouter une action, et paramétrer-la en indiquant :
Paramétrer l'action :
Modifier ensuite l'action pour y ajouter des tâches :
Plusieurs tâches peuvent être disponibles dans la liste :
Dans notre exemple nous allons utiliser "notifier une entrée du directory" pour envoyer un accusé de réception au demandeur
Sélectionner la tâche "notifier une entrée du directory" et modifier-la pour la configurer
Configurer la tâche en remplissant tous les champs.
NB : Ces trois étapes sont très importantes et si elles ne sont pas correctement exécutées.
Si lors des tests, le mail ne vous parvient pas, les causes possibles sont les suivantes :
Exemple d'e-mail restitué au demandeur :
La mise en place et l'utilisation d'un annuaire comporte de multiples avantages, ainsi vous pouvez :
Le worflow sera mis en place en suivant ces étapes :
Il y a une erreur de communication avec le serveur Booktype. Nous ne savons pas actuellement où est le problème.
Vous devriez rafraîchir la page.