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Comment créer des formulaires ?

Le plug-in Form permet de créer des formulaires facilement paramétrables pour dématérialiser des demandes d'inscription, des dossiers de candidatures, des formulaires de réclamation ou de déclaration d'incident. Il permet de disposer rapidement de fonctionnalités permettant de récupérer les données saisies par les utilisateurs et de les exporter par exemple dans un fichier CSV qui peut être ouvert dans un tableur. Il est aussi possible de consulter, gérer ou traiter ces données dans le back-office de Lutece.

Cet outil peut permettre de répondre à des demandes très simple mais peut également permettre de gérer des demandes beaucoup plus complexes comme faire un suivi de dossier. On peut par exemple interfacer un module d'authentification pour récupérer les données de l'utilisateur (ses coordonnées, son quotient familial) ou des données déjà renseignées dans son profil.

Prise en main des formulaires

Pour accéder à la gestion des formulaires, cliquez sur Gestion des formulaires dans le menu Applications.

L'interface de Gestion des formulaires récapitule les actions pouvant être effectuées sur un formulaire, en fonction des rôles de l'utilisateur.

La liste des formulaires est triée par date de création du formulaire, du plus récent au plus ancien. Cette dernière peut être filtrée sur le statut d'un formulaire ainsi que sur l'appartenance d'un formulaire à un groupe de travail.

 

Les boutons d'actions, visibles en fonction des droits des utilisateurs, permettent d'effectuer les actions suivantes :

	Accès à l'administration du formulaire, afin d'ajouter ou de modifier des champs de saisie.
	Accès à l'interface qui gère l'affichage du récapitulatif des données qui ont été saisis par l'utilisateur.
	Accès à l'interface qui permet de gérer les messages qui sont affichés juste avant le formulaire, une fois qu'il n'est plus actif pour modifier les conditions générales d'utilisation.
	Accès à l'interface qui permet de récupérer sous format CSV l'ensemble des réponses qui ont été effectuées.
	Tester le formulaire en back-office avant qu'il ne soit publié.
	Publier un formulaire afin qu'il soit visible par les utilisateurs en front office.
	Dupliquer un formulaire.
	Accès à l'interface qui permet de créer un annuaire (directory) permet de traiter les données des utilisateurs dans un outil de back-office et d'envoyer un accusé de réception à l'utilisateur avec le récapitulatif de sa demande (avec workflow).
	Suppression du formulaire.
	Gérer les validateurs (validateur de dates, de comparaison).

Création d'un formulaire 

Cliquez sur créer un formulaire. Dans l'interface suivante, indiquez le nom du formulaire et sa catégorie.

Remplissez les différents champs qui permettent de décrire le formulaire que vous créez. Cliquez sur Enregistrer et vous parviendrez à l'écran permettant de construire votre formulaire en y ajoutant des champs.

Ajoutez des champs de saisie libre

Une fois le formulaire créé, il faut définir l'organisation, les regroupements, les informations que l’utilisateur aura à renseigner. Il arrive fréquemment que l’on demande à l’utilisateur de saisir une information ouverte (nom, prénom, adresse). Dans ce cas, il est possible de passer par une zone de texte court (une seule ligne) ou long (multiligne).

Choisissez les champs à ajouter dans la première liste déroulante et cliquez sur son bouton .

Vous êtes alors dirigés vers une page permettant de valider un certain nombre de propriétés du champ.

• Titre : il s’agit du texte accompagnant le champ et mentionnant son rôle. Prenons l’exemple d’un champ demandant l’identité et écrivons Nom,
• Obligatoire : cochez la case si vous souhaitez forcer l’utilisateur à donner cette information. C’est la case typiquement utilisée dans le cas d’une acceptation de conditions d’utilisation, par exemple.
• Message d’erreur si aucune valeur n’est saisie : permets d’informer l’utilisateur que nous souhaitons qu’il remplisse cette information, éventuellement en lui expliquant. Ici nous avons écrit Le permis est nominatif. Merci de mentionner votre état civil.
• Largeur de la zone de texte : correspondant à la dimension de la zone dans la page, cette dimension est à renseigner en pixels.
• Longueur maximale du texte saisi : permets de limiter le nombre de caractéres que l’usager pourra écrire. Dans le cas d’un nom, on peut penser que 50 puisse être suffisant. Dans le cas des numéros de téléphone, cela pourrait être 10, ce qui permet d'éviter des erreurs de saisie.

Enregistrez alors les modifications. Répétez l’opération pour les autres champs par exemple un prénom.

Afficher des choix prédéfinis

Dans de nombreux cas, il sera possible, voire nécessaire, de définir un certain nombre d’options de réponse. En effet, les formulaires ouverts sont plus difficiles à traiter. Dès qu’il est possible de restreindre le champ des réponses sans casser l’esprit du questionnaire, autant le faire.

Il y a plusieurs types d’interface parmi lesquels, les boutons radio, les cases à cocher et les listes déroulantes. La création de ces éléments sera un peu plus longue que pour les textes. Essayons de donner le choix entre deux options à l’utilisateur.

Attention, il n’est pas possible de modifier le type de champ après l’avoir créé.

1. Créez un bouton radio et renseignez le texte qui doit apparaître
2. Cliquez ensuite sur Enregistrer et gérer les réponses pour arriver sur une nouvelle page permettant d’établir les différents choix que nous mettrons à disposition.
3. Dans la fenêtre liste des réponses, cliquez sur le bouton Créer une réponse.
4. Dans la nouvelle page, saisissez un texte pour la réponse, la valeur qu’elle aura au traitement, en générale plus courte (sans caractères spéciaux comme des signes de ponctuation ou espaces) ou chiffrée. Si vous cochez la case Valeur par défaut, cette option sera automatiquement cochée dans la page.
   

Enregistrez et reproduisez pour chacun des choix. La liste des réponses apparaitra dans la page. Elle reste modifiable et l’ordre interchangeable.

S’il vous convient, enregistrez. Les boutons radio et les listes déroulantes ne permettent qu’une seule réponse. La case à cocher à un statut spécial : lorsqu’une seule option, elle sert à valider ce choix unique (par exemple dans le cas d’acceptation de conditions d’utilisation); lorsqu’il y a plusieurs options, elle permet à l’utilisateur d'en sélectionner plusieurs.

Organiser le formulaire

Si votre formulaire s’allonge, il peut être intéressant de le structurer de manière à ce que les usagers et vous-même puissiez mieux vous y repérer. Par exemple dans le cas d’un formulaire d’inscription à un service de centre de loisirs, il y aura souvent plusieurs noms ou prénoms et il faut prévenir toute confusion. Regrouper les informations permet d’y voir plus clair en ligne, de la même façon que les encadrés le font sur un formulaire papier.

1. Saisissez le nom de votre rubrique dans le champ Créer un regroupement puis cliquez sur .
2. Cliquez sur le bouton Déplacer le champ pour afficher les propriétés de regroupement.
3. Dans le nouvel écran, choisissez le regroupement auquel vous souhaitez associer votre champ et validez.
   
4. De retour dans la liste de vos champs, il doit apparaître décalé comme dans l’exemple ci-dessous. Ici Nom n’est pas placé dans le regroupement Identité.
   

   

5. On remarquera que les chiffres placés en colonne représentent l’ordre dans lequel les champs seront affichés. Il suffit de changer le chiffre dans la liste et de cliquer sur le petit bouton bleu juste à sa droite. Les champs accompagnés d’une coche sur fond gris ne peuvent être déplacés. Ici, le chiffre 1 apparait deux fois car celui du champ Prénom indique la position dans son regroupement.
6. Cliquez sur le bouton Enregistrer pour mémoriser les changements avant de quitter la page.

Tester le formulaire

Après modification des ordres et des regroupements, il est souhaitable de tester le formulaire. L'interface de saisie affiche le formulaire tel qu'il apparaitra à l’usager, cependant privé du style d'affichage de la rubrique où il sera inséré. Les tests sur les formulaires permettent de vérifier que l'ensemble des informations du formulaire sont bien présentes et que les contrôles concernant la saisie utilisateur sont bien effectués. Pour tester un formulaire

1. Aprés modification des ordres et des regroupements, il est préférable de tester le formulaire. Cliquez sur le bouton dans la liste des formulaires.
2. Vous êtes alors dirigé vers une page vous donnant un aperçu du résultat et vous permettant d'évaluer la clarté de vos choix.
   
   
3. Remplissez alors le formulaire et vérifiez qu’il se comporte correctement. Cela inclut que la saisie fonctionne bien, mais aussi que la vérification des champs obligatoires est bien faite. 
4. Lorsque tout est bon côté formulaire, vérifions que tout l’est aussi dans les données reçues. En haut de la zone de test, dans la partie Exporter les réponses, choisissez CSV et cliquez sur le bouton pour télécharger les résultats. Vous pourrez ouvrir ce fichier dans un tableur pour vérifier les données et les trier.

Il est possible de consulter les résultats en exportant les réponses saisies durant le test (les réponses insérées ne sont stockées que durant la période du test). Pour consulter les résultats, cliquer sur le bouton idoine après avoir sélectionné un format de sortie.

Affiner les messages d’accueil et de réponse fournie

Dans l’exemple précédent, on observe bien qu’il y a des petits détails à régler. Par exemple, le texte Message de bienvenue est affiché alors qu’il serait bien sûr plus engageant d’en avoir un qui corresponde à l’opération. Il est possible de modifier les messages liés à votre formulaire tels que :

• Le message d’indisponibilité.
• Le message de bienvenue.
• Les conditions d’utilisation.
• Les libellés des boutons de validation et de réinitialisation.

Toutes ces options sont regroupées en un seul endroit pour plus de facilité.

1. Retournons dans la liste des formulaires par Applications > Gestion des formulaires.

2. Cliquez sur le bouton Gérer les messages d’un formulaire correspondant à celui que nous souhaitons modifier.
   
   

   

3. Allez dans la zone Message de Bienvenue et changez le texte.
4. Enregistrez vos changements et vérifiez le formulaire.
   

Dans l’exemple précédent, nous avons modifié le texte de bienvenue ainsi que le libellé du bouton.

Gestion du récapitulatif d'un formulaire 

Pour certains formulaires importants, il peut être utile de présenter à l’utilisateur un récapitulatif de ce qu’il a saisi. Cela est particulièrement vrai pour les formulaires ayant un impact dans la vie réelle (acquisition de droits, inscriptions) mais aussi lorsque les formulaires sont assez longs.

Le bouton de la liste des formulaires donne accès à une interface de saisie récapitulant les messages qui devront être affichés après validation du formulaire par un répondant. Pour que le récapitulatif soit affiché, cochez la case Afficher un récapitulatif.

URL de retour est l’adresse de la page web vers laquelle l’utilisateur sera automatiquement conduit. Cela peut être une page de remerciement construite pour l’occasion ou simplement la page d’accueil.

Rendre public le formulaire

Une fois les vérifications effectuées et messages adaptés, il va être possible de le publier et permettre aux usagers d’y avoir accès.

1. Retournons dans la liste des formulaires par Applications > Gestion des formulaires.
2. Cliquez sur le bouton pour l’activer.
3. Vous pouvez alors cliquer sur l’icône représentant la petite Terre auprès du nom du formulaire pour voir son aspect final, avec la mise en forme publique.
4. Si vous avez anticipé la création du formulaire et souhaitez qu’il ne soit disponible qu’ultérieurement ou que sur une période donnée, cliquez sur l’onglet Publication.
5. Passez en mode Automatique et saisissez les dates de début et de fin de disponibilité.

La gestion du mode de publication, qui peut être réglée de manière manuelle, totalement gérée par le créateur du formulaire, ou de manière automatique pour programmer sa date de début et de fin de disponibilité. De cette  façon, plus besoin d’y penser, pas d’oubli possible. Il ne restera qu’à venir traiter les réponses une fois l’opération terminée.

Vous pouvez visualiser sur le site de démonstration de Lutece.

Visualisation des résultats d'un formulaire

La dernière opération liée au formulaire sera souvent le traitement des données. L’outil de visualisation des résultats donne un aperçu rapide de la fréquentation du formulaire, et de son évolution dans le temps. Il s’agit d’une première approche qui permet éventuellement de réviser une stratégie de publication. Par exemple, on peut anticiper qu’un formulaire aura une centaine de réponses par jour parce qu’il s’agit d’un taux moyen pour un formulaire identique déjà utilisé les années suivantes. Un chiffre de fréquentation étrangement bas pourrait amener à vouloir mettre le formulaire plus en avant, éventuellement sur la page d’accueil du site.

Il est possible d'affiner les résultats en choisissant un intervalle de date de validation pour les réponses.
Dans tous les cas, pour obtenir des résultats détaillés, il faudra exporter les résultats au format CSV et les ouvrir dans un tableur pour traitement. La liste des formats est administrable dans Gestion des feuilles XSL d'export. Pour obtenir de nouveaux formats, demandez à votre intégrateur ce qui est faisable dans un temps convenable.

Pour plus d’informations sur la visualisation des résultats, reportez-vous au chapitre Consulter et diffuser les résultats d’un formulaire.

Descriptions des options de formulaire

Lors de la prise en main, nous avons construit un exemple allant à l’essentiel et nous avons laissé de côté la description d’un grand nombre de possibilités.

D’abord, plusieurs paramètres plus généraux vous permettent d'administrer le formulaire :

• Les paramètres avancés.
• La publication.
• La gestion des réponses.

Les paramètres avancés

Les paramètres avancés permettent de :

• modifier le titre qui sera affiché en front office,
• d'associer un formulaire à un groupe de travail Lutèce et restreindre l'administration aux utilisateurs du groupe,
• de notifier aux membres d'une liste de diffusion à chaque validation du formulaire par un répondant, ainsi qu'une notification de fin de validité du formulaire à l’expiration de ce dernier,
• de modifier le thème, l'apparence du formulaire parmi ceux proposés,
• de limiter à une réponse par répondant,
• de tracer les utilisateurs selon leur adresse IP,
• d'activer les conditions générales d'utilisation et obliger le répondant à cocher une case correspondant aux conditions d’utilisations du formulaire, que ce dernier doit connaître (les conditions d'utilisations, sont accessibles à partir des boutons d'administration généraux du formulaire.

Les informations complémentaires correspondent à un message qui sera diffusé en dessous du libellé du formulaire quand celui-ci est dans une liste regroupant plusieurs formulaires.

Le support des connexions sécurisées permet d’éviter qu’une tierce personne, écoutant le trafic du réseau, intercepte le mot de passe des utilisateurs (technique dite de sniffing).

 

Gestion des réponses

L’onglet Gestion des réponses est une interface qui permet de supprimer les données automatiquement au bout d'un certain temps, notamment pour être en conformité au regard de la CNIL. Vous pouvez soit les supprimer, soit les anonymiser en enlevant toutes les données à caractère personnel (nom, prénom).

Gérer les types de questions

L'interface de modification permet de modifier les informations renseignées lors de l’insertion du formulaire et d'administrer les entrées du formulaire (questions, textes libres et regroupements).

Vous pouvez créer un regroupement qui va permettre visuellement et graphiquement de regrouper certains types de données. Il vous suffira ensuite de rattacher chaque champ à ce regroupement

Exemple :

Coordonnées du demandeur (nom du regroupement)

• Nom :
• Prénom :
• Date de naissance :
• Adresse :
• Code postal
• Ville

Pour créer une nouvelle question ou commentaire il suffit de sélectionner dans la liste des champs possibles le type de champ à insérer et de cliquer sur le bouton Ajouter.

• Le champ Bouton radio amène une question à choix unique.
• Le champ Case à cocher amène une question à choix multiples.
• Le champ Commentaire est un texte permettant de commenter un élément du formulaire.
• Le champ Date amène une question amenant une réponse sous forme de date exclusivement.
• Le champ Liste Déroulante amène une question à choix unique dont les réponses sont représentées sous forme d'une liste déroulante.
• Le champ Zone de texte court amène une question dont la réponse est sous forme de texte tenant sur une ligne.
• Le champ Zone de texte long amène une question dont la réponse est sous forme de texte tenant sur deux ou plusieurs lignes.
• Le champ Fichier permet à un utilisateur de déposer un fichier via le formulaire.
• Le champ Liste déroulante SQL amène une question à choix unique dont les réponses proposées sont le résultat d'une requête SQL paramétrable.
• Le champ Géolocalisation amène une question dont la réponse sélectionnée peut être saisie puis géolocalisée sur une carte ou être cliquée sur une carte pour en avoir les coordonnées exactes sous réserve d'avoir activé le module form-gis.
• Le champ Image permet à un utilisateur de déposer une image via le formulaire.
• Le champ Session permet de récupérer une information de la session utilisateur à la soumission du formulaire.
• Le champ numérotation permet une incrémentation à partir d'un calcul défini par le concepteur du formulaire.
• Le champ case à cocher obligatoire identique à case à cocher mais rend la saisie d'une valeur obligatoire.
• Le champ attribut de l'utilisateur Mylutece permet de récupérer les informations sur l'utilisateur connecté pour un formulaire sur un site authentifié.
• Le champ tableau permet d'insérer un tableau dans le formulaire.

Gestion d’une question

La création d'une question s'effectue après avoir sélectionné le type de champ que l'on veut utiliser.
Lors de la création d'une question, l'interface affichée dépend du type de question sélectionné.

L'interface de saisie suivante récapitule les informations nécessaires à la modification d'une question fermée (radio bouton, case à cocher, liste déroulante) et permet l'administration des réponses associées.

Les actions possibles concernant les réponses à une question sont :

• Déplacement d'une réponse à l'intérieur d'une question
• Création d'une réponse
• Modification d'une réponse
• Suppression d'une réponse

Le déplacement des réponses dans une question se fait en utilisant les flèches bas et haut placées à côté de chaque réponse.

Les questions conditionnelles créées s'afficheront lors de la sélection de la réponse par le répondant.
Par exemple, celles-ci peuvent être utilisées pour apporter une précision, poser une nouvelle question induite par la réponse choisie ou encore de saisir une autre possibilité que celles déjà proposées.

Options d'une question de type ouvert (question entrainant une réponse libre)

Dans le cas d’une question de type Zone de texte court il est possible de demander qu’un ou plusieurs contrôles soient effectués sur le format du texte saisi. Il en existe deux :

• Le champ de confirmation de saisie permettant de créer un deuxième champ identique au premier, mais ayant un intitulé différent permettant de s’assurer de l’exactitude de l’information saisie.

• Le test de l’unicité de la réponse permettant de vérifier que la réponse est unique pour éviter des répétitions (doublons) dans les réponses d’une question qui ne doit pas en avoir. Par exemple, pour la création d'un login, il ne doit pas en exister deux identiques dans la base de données.

Grâce à cela, nous évitons des erreurs de saisies éventuelles et augmentons la fiabilité des informations reçues.

 Actions possibles sur une question

Les actions possibles sur les entrées d'un formulaire (questions, commentaires, regroupement de questions) sont :

• Déplacement d'une entrée à l'intérieur d'un formulaire.
• Duplication d'une question ou d'un commentaire.
• Création d'une nouvelle entrée.
• Modification d'une entrée.
• Suppression d'une entrée.

Le déplacement des entrées dans le formulaire se fait en utilisant les flèches bas et haut placées à coté de chaque entrée.
Pour grouper des questions il suffit de créer un regroupement en saisissant son libellé puis de déplacer les questions concernées à l’intérieur de ce dernier.

L'insertion des questions ou des commentaires dans un regroupement se fait en cliquant sur l’icône correspondante puis en sélectionnant le regroupement de destinations.
De même pour sortir une question ou un commentaire d’un regroupement il suffit de cliquer sur l’icône correspondante, la question se place alors en dernière position dans la liste des questions du formulaire.

Gestion des processus externes 

Par défaut un seul processus externe "notifier l'émetteur du formulaire" est proposé.

• Notifier l’émetteur du formulaire

Ce processus externe permet d’envoyer un message pouvant éventuellement contenir un récapitulatif des réponses fournies à condition d’avoir au préalable prévu un champ dans le formulaire récupérant l’adresse mail de l’émetteur du questionnaire.

Pour bénéficier d'autres fonctionnalités qui permettent d'étendre le traitement des données saisies d'un formulaire il faut que l'administrateur du site ait installé les composants nécessaires. On peut citer l'export dans une base de données, la création d'alertes.

Gestion des validateurs d’un formulaire

La gestion des validateurs permet l’attribution de règles régissant la cohésion des réponses dans un formulaire. Il existe deux types de validateurs (sous réserve que les modules de validateurs soit installés sur la webapp puis activés et ayant un pool renseigné dans l'onglet Système fonction Gestion des Plugins) :

Le validateur de date (le module form-date-validators doit être installé, activé et avoir un pool défini)

Ce validateur ne peut être appliqué qu’avec des réponses d’un champ « Date ». Il existe 3 types de règles avec ce validateur :

• Comparaison avec une seconde entrée du formulaire : Compare deux champs « Date » l’un par rapport à l’autre.
• Comparaison avec une date de référence : Compare un champ « Date » avec une date de référence.
• Comparaison avec une date calculée : Compare un champ « Date » avec une date calculée.

Le validateur de comparaison (le module form-compare-validators doit être installé, activé et avoir un pool défini) :
Ce validateur peut être appliqué avec tous types de champ, il consiste à comparer deux champs et donne 2 types d'opérateur :

• Égal à « = » : Oblige à avoir la même réponse dans les deux champs.
• Différent de « != » : Oblige à avoir une réponse différente par champ.