Lutece : guide utilisateur
La gestion des utilisateurs
Selon la taille de votre structure, vous serez seul ou plusieurs à pouvoir modifier le site. Tous les utilisateurs, qu’ils soient administrateur, webmestre ou contributeur n’auront pas les mêmes autorisations.
- Pour gérer les accès au fonctionnalité Lutece utilise des droits.
- Pour autoriser les actions au sein des fonctionnalités Lutece utilise des rôles.
- Les groupes de travail permettent de donner des accès à certaines ressources (Digg, formulaires...), aditionnellement aux droits et rôles atribués aux personnes pouvant acceder à la partie administration du site.
Pour résumer la création d'un compte utilisateur, nécessite de connaitre les notions de droits, rôles et groupe de travail.
Les Droits
Les droits permettent d'associer des fonctionnalités à un utilisateur.
Un utilisateur qui ne sera que producteur de contenu se verra associé uniquement les droits sur la gestion des documents, alors qu'un administrateur aura lui accès à toutes les fonctionnalités dont la gestion des droits et la gestion des utilisateurs.
On gère les droits en passant par le menu Gestionnaires > Gestion des droits
La liste de l'ensemble des droits activés sur l'installation s'affiche [A COMPLETER] :
Nous avons :
- à gauche le nom du droit ;
- au milieu la description du droit ;
- à droite le niveau de droit associé ;
- un bouton pour "assigner des utilisateurs" au droit c'est à dire donner des droits à un certain nombre d'utilisateurs.
Assigner un utilisateur à un droit
Après avoir cliqué sur l'icône bleu assigner un utilisateur, la page suivante s'affiche :
Dans le cadre en haut nous avons :
- le niveau de droit du droit (ici 2) ;
- le nombre d'utilisateurs possédant ce droit (ici 2).
Dans le cadre suivant nous avons :
- A gauche un carré avec l'ensemble des utilisateurs ;
- A droite une liste présentant les utilisateurs ayant le droit.
Pour ajouter des utilisateurs au droit, il faut sélectionner à gauche le nom de l'utilisateur puis de cliquer sur le bouton Valider pour le faire automatiquement passer à droite et lui conférer les permissions afférentes.
Depuis ce cadre à droite, il est possible en cliquant sur le bouton modifier d'aller directement sur la modification du compte utilisateur. Il est également possible de supprimer un compte à droite, cela lui retire simplement le droit et ne supprime pas le compte en lui-même.
Les niveaux de droits
Quand on créé un utilisateur on lui associe un niveau de droit, mais kézako un niveau de droit ? Dans Lutece, 3 niveaux de droits existent: administreur(niveau 0), webmestre (niveau 1) et producteur de contenu (niveau 2). Chaque fonctionnalité appartient à l'un de ces niveaux, ce qui veut dire que si l'utilisateur est créé avec un niveau trop bas, il ne pourra ni voir, ni déléguer les fonctionnalités de niveau supérieur.
Les Rôles
Un rôle vient en complément d'un droits. C'est un ensemble de permissions sur une fonctionnalité qui pourra être associée à un compte utilisateur. Si vous avez le droit de gérer les document, le rôle contributeur vous autorisera à créer un document mais pas à le valider, pour cela il faut que votre compte utilisateur possède le droit "validateur"...
Pour accéder à la gestion des rôles, il est nécessaire de passer par le menu Gestionnaire > Gestion des rôles.
Une fois le menu sélectionné, la page suivante apparait :
La page affiche la liste des rôles (qu'il est possible de trier en agissant sur les flèches bleues des en-têtes de colonnes) avec :
- à gauche leur nom ;
- au milieu leur description ;
- à droite les boutons d'actions ;
- en haut le bouton de création d'un nouveau rôle.
Créer un nouveau rôle
En cliquant sur le bouton Créer un nouveau rôle, on affiche la page suivante :
Les deux champs à compléter sont :
- la clé : le code de reconnaissance du rôle ;
- la description : une description en toutes lettres du rôle.
Puis on valide la création.
Paramétrer le nouveau rôle
La page de menu qui s'affiche est la suivante :
Nous avons la liste de l'ensemble des droits du rôle sélectionné (vide dans le cas d'une création d'un nouveau rôle). Avec :
- à gauche le type de ressources ;
- au milieu l'identifiant de la ressource : *(*) signifie l'ensemble des ressources ;
- à droite les permissions : *(*) signifie l'ensemble des permissions sur une ressource ;
- et tout à droite le bouton de suppression du droit.
Ajouter une nouvelle permission
Sélectionner le type de rôle dans la liste suivante (qui dépend des plugins activés lors de l'installation) :
Cliquer sur le bouton +.
On accède ensuite au détail des permissions (dépendant du choix ci-dessus) :
- Il faut en premier sélectionner une ressource ou prendre toutes les ressources puis cliquer sur suivant :
- Sélectionner un ou plusieurs (ou toutes) les ressources identifiées (ici plusieurs workflows) et valider :
Et enfin, apparait les permissions pour cette ressources (ici un workflow) :
On peut sélectionner toutes les permissions ou une partie seulement en sélectionnant l'option Sélectionner les permissions dans une liste puis en cochant l'ensemble des permsissions accrochées au type.
Les groupes de travail
Un groupe de de travail permet à un administrateur de limiter la vue de ressources à un groupe d'utilisateur sur un droit, une fonctionnalité.
Il est ainsi possible dans la fonctionnalité "Formulaires" de n'afficher aux utilisateurs du "service finances" que les formulaires appartenant au groupe "Finance" si l'on attribut en même temps au formulaire et aux utilisateurs du "service finances" le groupe de travail "Finance".
Gérer les utilisateurs
Il existe un module dédié servant à la gestion des utilisateurs par le back office. De façon standard, via les écrans de contrôles il permet de :
- créer et gérer les utilisateurs ;
- leur assigner des droits ;
- leur assigner des rôles ;
- les regrouper dans des groupes de travail.
Il est également possible de télécharger et importer en masse via un fichier csv les utilisateurs. Nous détaillons ci-dessous chacun de ces points.
Après s'être connecté au panneau de contrôle central, il faut cliquer sur le rectangle orange situé sur la gauche de l'écran, nommé Gestion des utilisateurs. Il est signalé par la silhouette d'un individu sur la droite et par un chiffre sur la gauche (le nombre d'utilisateur sur la plateforme - ici 33 par exemple).
Après avoir cliqué sur l'accès, on arrive sur l'écran des gestion et création des utilisateurs en lui même.
Dans la partie supérieure, des champs peuvent être remplis pour filtrer les utilisateurs selon les critères mentionnés et réduire ainsi la liste pour un plus grand confort. Pour afficher une sélection d’utilisateur, procédez comme suit :
- dans le champ adapté, saisissez le critére, par exemple dans Nom, écrivons redac ;
- cliquez sur le bouton Rechercher ;
- la page se met à jour et seul l’utilisateur redac reste affiché car il est le seul répondant au critére.
L'écran en lui même est divisé en 4 grandes sections :
- la création des utilisateurs ;
- la modification des paramètres avancées de création et gestion des utilisateurs ;
- la recherche d'utilisateurs ;
- la liste des utilisateurs.
Création des utilisateurs
Les deux boutons ci-dessus permettent de créer manuellement et individuellement ou par fichier en masse des utilisateurs.
En cliquant sur le bouton Ajouter un utilisateur, on arrive sur l'écran de création :
Cet écran gère l'identité du compte avec les trois champs :
- Nom
- Prénom
- Email.
Les accès du compte avec :
- Code d'accès (login)
- Mot de passe
- Confirmation du mot de passe
- Un compteur de complexité du mot de passe (le plus haut, le plus sécurisé)
- L'option de notifier l'utilisateur de la création de son compte (ou non)
Les attributs complémentaires :
- Statut : (activé et valide ou désactivé et invalide du compte utilisateur)
- Niveau de droit : l'étendue des droits (de 0 le plus large à 3 le plus restreint) : attention, cette option n'est pas modifiable une fois crée. Cet indice donne le niveau maximum des droits de l'utilisateur (par exemple s'il a un niveau de droit de 2, on ne pourra lui affecter que des droits de niveau 2 ou 3 sur les différents écrans et modules)
- Groupe de travail : l'appartenance ou non à un ou plusieurs groupes de travail. Ce sont de sregroupements d'utilisateurs, essentiellement utilisé pour faire des mailing list et communiquer par mail à l'ensemble d'un groupe.
- Langue : choix de la langue d'utilisation de Lutece (attention pour le moment il n'est possible de choisir que le français et l'anglais). Après cette option ne fonctionne que si les ressources d'internationalisation ont été correctement paramétrée, dans le cas inverse, c'est le langage par défaut qui est affiché.
Une fois l'ensemble des éléments complétés ou sélectionnés, il est nécessaire de cliquer sur le bouton bleu Ajouter un utilisateur en bas de page pour confirmer les choix et créer le compte.