Lutece fournit un ensemble de fonctionnalités assurant la gestion de prise de rendez-vous par des internautes. Il est ainsi possible pour l'utilisateur du service de configurer divers créneaux de rendez-vous au sein d'un agenda, et pour l'internaute de réserver à son nom un ou plusieurs créneaux.
La gestion de rendez-vous peut répondre à plusieurs usages et besoins métier, parmi lesquels :
Chaque type de rendez-vous est associé à un formulaire, via lequel il est possible de configurer entre-autre :
Plusieurs types de rendez-vous pouvant être paramétrés au sein d'une même application Lutece, lorsque l'internaute accède au service de gestion de rendez-vous, il est dans un premier temps invité à choisir le formulaire auquel il souhaite accéder :
Le service de rendez-vous affiche un calendrier à l'internaute présentant les créneaux horaires disponibles ou réservés, sur une semaine. Plusieurs types de calendrier sont disponibles. L'utilisateur pourra choisir celui correspondant à ses attentes :
L'affichage suivant ne présente par exemple que les créneaux pour lesquels une réservation est encore possible :
L'internaute dispose de boutons lui permettant d'afficher les créneaux de la semaine suivante ou de la semaine précédente, et d'un mini-calendrier (appelé également date picker) lui permettant de choisir une semaine précise :
![]() |
![]() |
![]() |
L'internaute peut alors décider de réserver un créneau. Il est alors dirigé vers un formulaire de manière à ce qu'il puisse décliner son nom et son prénom, ainsi que son adresse email. La saisie de cette dernière est fortement souhaitable, car elle lui permettra de recevoir une confirmation de la prise de rendez-vous qu'il aura effectuée ainsi que le moyen d'annuler son rendez-vous.
Des champs de saisie supplémentaires peuvent être paramétrés par l'utilisateur. Ces champs seront en général voués à préciser soit des informations complémentaires sur l'internaute (personne privée ou morale, adresse postale, numéro de téléphone ou de fax...), soit des précisions quant à sa prise de rendez-vous (objet précis du rendez-vous, observations diverses).
Après saisie des renseignements requis pour la prise de rendez-vous, une page de résumé reprenant l'ensemble des données saisies par l'internaute est affichée, et ce dernier est invité à valider sa demande.
Selon le paramétrage de formulaire de rendez-vous effectué par l'utilisateur, l'internaute peut recevoir un courriel reprécisant les principales informations concernant son rendez-vous, ainsi qu'un lien Internet cliquable lui permettant d'annuler sa prise de rendez-vous.
Nous allons expliciter dans un premier temps comment paramétrer un formulaire simple. Nous lui associerons par la suite un workflow de manière à permettre aux utilisateurs métier accédant à l'application de valider ou refuser une prise de rendez-vous, et d'indiquer qu'un rendez-vous a été honoré ou non par l'internaute.
Le paramétrage d'un formulaire de rendez-vous est réalisé sur l'espace d'administration de Lutece, appelé plus généralement back-office. Le menu du back-office donne accès aux pages d'administration des formulaires de rendez-vous :
La liste des formulaires y est présentée, avec pour chaque formulaire :
L'utilisateur dispose également d'un bouton lui permettant de créer un nouveau formulaire :
Afin de créer un nouveau formulaire, appuyez sur le bouton Créer un formulaire. Le formulaire créé sera par défaut désactivé, de manière à n'être rendu visible aux internautes qu'après complet paramétrage. La création d'un nouveau formulaire se poursuit par la saisie des données suivantes :
Il est possible de paramétrer spécifiquement chaque horaire de créneau : ouverture/fermeture, nombre de disponibilités. Il est ainsi possible de gérer les spécificités de planning du service métier concerné, les horaires de repas, la charge des rendez-vous en fonction de l'horaire, etc.
Il est également possible de réaliser un paramétrage exceptionnel date par date, en agissant sur l'ouverture/fermeture, les horaires, le nombre de disponibilités, de façon à gérer par exemple les congés des employés du service, les jours fériés, etc.
Le paramétrage d'un jour d'ouverture donne accès à l'écran suivant :
Afin d'enrichir le formulaire de saisie de données et permettre au service métier de bénéficier de toutes les informations nécessaires au bon déroulement du rendez-vous, il est possible d'ajouter un ou plusieurs champs de saisie.
Ces données sont accessibles au service métier via le back-office d'administration :
Par défaut, le module de gestion de rendez-vous fournit un workflow minimal de gestion de rendez-vous. A chaque rendez-vous est associé un statut. Celui-ci est positionné à "réservé" lorsque la prise de rendez-vous est effectuée par l'internaute, et à "non réservé" lorsque l'internaute ou l'administrateur annule le rendez-vous.
Néanmoins certains besoins fonctionnels peuvent nécessiter la mise en place de procédures de gestion enrichies. Il est pour ce faire possible de brancher un workflow sur un formulaire de rendez-vous, de manière à associer des états aux rendez-vous et des actions et tâches à chaque changement d'état.
Pour associer un workflow à un formulaire, il convient :
Il est également possible d'utiliser, conjointement avec le module de gestion de workflow, celui de gestion des ressources afin de permettre d'associer à chaque rendez-vous une ressource pouvant être un agent de réception, un guichet, une salle, etc.
Pour ce faire, il convient :
Il y a une erreur de communication avec le serveur Booktype. Nous ne savons pas actuellement où est le problème.
Vous devriez rafraîchir la page.