Les bonnes pratiques
Les démarches de co-conception ne s'improvisent pas, elles nécessitent de se former et plus encore de les pratiquer pour repérer ce qui fonctionne, acquérir la capacité à toujours adapter le dispositif aux spécificités de la question de travail et du contexte dans lequel elle s'inscrit. Les expérimentations menées depuis juillet 2015 sont une source de capitalisation qui permet d'ores et déjà de faire ressortir quelques bonnes pratiques en matière de co-conception :
A l'interne à l'émergence d'une démarche globale et/ou d'un espace déidé
- Portage par la direction.
- Impulser une conduite de projet, suffisamment souple pour fédérer les acteurs, par un collectif sensible à la démarche.
- Associer tous les acteurs internes (de la pédagogie à la logistique...), dès l'amont, au projet de la structure (utilisation et aménagement de la salle, recherche ressources formatives pertinentes, formations... ).
- Définir (si possible conjointement) les axes de la mise en oeuvre de la co-conception dans la structure.
- Construire ou co-construire les modalités de fonctionnement et de fonctionnalités en les ancrant dans l'écosystème global de la structure (réglement, modes opératoires...).
- Assurer du benchmarking pour sensibiliser les acteurs aux enjeux et modes opératoires liés à la démarches et aux espaces existants.
- Sensibiliser et former les agents CNFPT pour donner du sens et, selon les profils, pour être en capacité de promouvoir la démarche auprès des formateurs et des collectivités et de négocier les projets et marchés.
A l'interne dans une démarche de projet
- Travailler et formaliser le scenario pédagogique avec une déclinaison séquencée précise et partagée.
- Avoir recours à un facilitateur et/ou animateur maîtrisant les techniques de co-conception.
- Garder des traces et capitaliser les expérimentations menées.
A l'externe
- Communiquer, en amont, pour présenter aux parties prenantes pressenties le sens de la démarche et ses objectifs opérationnels.
- S'assurer de la disponibilité des acteurs et de leur diversité effective (métiers, fonctions, statut, territoires, disciplines, etc.).
- En amont du projet, favoriser une logique collaborative et inclusive dans la mesure du possible; être coolaboratif et inclusif tout au long de la démarche.
- Vérifier le périmètre d'autorisation donné par le commanditaire afin de garantir que les expérimentations issues de l'atelier créatif seront effectivement mises en oeuvre, suivies et évaluées en vue d'une possible mise à l'échelle ou généralisation ; cette condition est peut-être la plus importante dans la mesure où c'est elle qui confère son caractère opérationnel à la démarche de co-conception ; elle est aussi la plus délicate en ce sens que le périmètre d'autorisation est le lieu où s'acte l'ouverture de la prise de décision.
- Bien déterminer le degré de pertinence et de congruence de la méthode de co-conception selon le projet présenté initalement par le commanditaire.
- Travailler et formaliser le scenario pédagogique avec une déclinaison séquencée précise et partagée.
Les mauvaises pratiques
Ce qu'il faut éviter de faire :
Acteurs et animation
- Ne recruter que des experts refusant de s'ouvrir au dialogue avec des non-sachant, foire aux egos.
- Avoir des effectifs trop importants ou trop faibles.
- Laisser une équipe en difficulté.
- Laisser les participants exprimer des jugements de valeur sur les travaux des groupes en atelier.
Méthode
- Manque de préparation, improvisation sans canevas.
- Mauvaise gestion du temps.
- Erreur sur la maturité des équipes.
- Question de travail inadaptée.
- Penser que la co-conception à réponse à tout.
- Insuffisance de cadrage
- Ne pas valider le périmètre d'autorisation et avoir un chef qui invalide les projets à l'issue de l'atelier.
- Ne pas sélectionner de manière transparente les projets d'expérimentation.
- Refermer le jeu en cours d'atelier de manière autoritaire.
- Mobiliser la co-conception pour manipuler des équipes et les faire aboutir à un projet déjà délimité.
- Confier la démarche de co-conception et/ou la salle à une seule personne: danger d'incarnation
- Mobiliser la co-conception pour manipuler des équipes et les faire aboutir à un projet déjà délimité.
Matériel
- Conditions matérielles inadaptées, salle inadaptée, outils inadaptés à la problématique traitée.
- Si utilisation numérique, ne pas avoir prévu de plan B en cas de dysfonctionnement