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Réaliser des manuels sous licence libre - retours d'expériences

Gérer le temps

a. L'édition scolaire

L'édition scolaire, plus que toute autre forme d'édition encore, doit répondre à des exigences très fortes en matière de délais. En effet, l'impératif est que les élèves puissent disposer de leur manuel à la rentrée scolaire. Cet impératif conditionne toute l'organisation et doit constamment rester à l'esprit de l'équipe d'auteurs.

En général, il faut compter une année pleine pour la réalisation effective d'un manuel scolaire. Ainsi, pour un manuel utilisable en Septembre de l'année X, ce qui signifie souvent un PDF terminé pour Mars/Avril de l'année X, l'idéal est de pouvoir commencer l'ouvrage en Mars/Avril de l'année X-1. Dans le cas d'une collection avec création d'un manuel chaque année, cela signifie en particulier qu'il est souvent nécessaire de mettre le nouveau manuel en chantier dès que l'ancien est terminé. C'est un aspect souvent compliqué à gérer dans la mesure où la fin d'un ouvrage s'accompagne souvent d'un relâchement. Aussi faut-il parfois adapter les premiers travaux pour tenir compte de ce phénomène. Mais il vaut mieux recommencer rapidement et de manière modérée plutôt que de faire une coupure trop franche. En effet, il y a des temps difficilement compressibles : s'y remettre rapidement est une façon de se donner des marges qui pourront s'avérer utiles.

Si l'équipe d'auteurs reste stable d'une année sur l'autre, il se crée des phénomènes d'optimisation qui rendent le travail sur le second ou le troisième manuel beaucoup plus raisonnable a priori. Aussi, la difficulté principale vient souvent de l'élaboration du premier manuel d'une série, surtout si l'équipe d'auteurs a peu d'expériences. Et c'est encore plus vrai si l'équipe ne peut pas s'appuyer sur des contenus existants. Si c'est possible, pour ce premier ouvrage, il vaut mieux pouvoir se donner au moins un an et demi pour sa réalisation. Les 2 ou 3 premiers mois peuvent permettre de mettre à niveau tous les auteurs sur un plan technique et/ou pédagogique, suivant les choix qui auront été réalisés en amont (en particulier si les auteurs s'occupent de la mise en page). Pour ne pas perdre un temps précieux, cette mise en route technique peut se faire en traitant de manière plus lente et collective un chapitre ou une partie du manuel. En effet, il vaut toujours mieux se former sur des exemples concrets plutôt qu'une formation trop théorique qui nécessitera un temps d'adaptation par la suite.

b. Rétroplanning

La planification d'une édition scolaire s'effectue toujours en partant de la fin, puis en remontant, étape par étape.

La première date importante est la date de commercialisation de l'ouvrage (dans le cas d'un manuel commercial) ou sa mise à disposition des élèves, dans le cas par exemple d'un manuel d’État.

Il est impératif que ces éléments soient connus le plus tôt possible (idéalement avant le démarrage du projet). En effet, il n'y a rien de plus difficile à gérer que l'approximation, des ajustements en cours de route, ou pire encore une méconnaissance des ces enjeux. Plusieurs acteurs interviennent à ce niveau : l'éditeur, l'imprimeur et éventuellement le diffuseur. Chacun a ses délais et une certaine marge de manœuvre. Il est vraiment préférable de prévoir à chaque fois une marge de sécurité (une à deux semaines) qui permet de sécuriser toute la chaîne des acteurs. Par ailleurs, il est nécessaire que le rétroplanning général soit approuvé par tous le plus en amont possible.

Il est souvent judicieux de compter au moins 3 mois entre la remise du BAT (Bon à tirer, c'est-à-dire un PDF validé qu'on peut transmettre à l'imprimeur) et la date de disponibilité pour les élèves. Ce délai est évidemment à adapter aux contraintes locales. Comme on l'a évoqué précédemment, ces 3 mois peuvent servir aux auteurs à préparer le manuel suivant et/ou, le cas échéant, à préparer d'éventuels compléments numériques.

Si on continue à reculer dans le planning, il faut compter une éventuelle période de validation du manuel. En effet, dans certains cas, les manuels sont validés en commission, par des groupes d'experts. La durée de cette période de validation dépend là encore des conditions locales. Parfois, les experts peuvent valider sous réserve d'effectuer un certain nombre de modifications. Dans ce contexte, il faut intégrer à la période d'expertise une période pour les modifications.

Avant cette phase, il y a nécessairement une phase de relecture finale. Idéalement, cette relecture devrait être faite par des personnes extérieures à l'équipe d'auteurs. On peut d'ailleurs distinguer au moins 3 types de relectures, qui peuvent être effectuées par la même personne ou par des personnes différentes :

- une relecture éditoriale : pour s'assurer que la ligne éditoriale technique a bien été respectée (charte graphique, numérotation, pagination...) ;

- une relecture de la langue : pour s'assurer que la grammaire, l'orthographe et les règles typologiques sont bien respectées ;

- une relecture pédagogique : pour s'assurer que la ligne éditoriale pédagogique de l'ouvrage est conforme à ce qui avait été prévu ;

De ces 3 relectures, la dernière est la plus compliquée et potentiellement la plus difficile à gérer pour les auteurs. En effet, il n'est pas raisonnable de modifier profondément un manuel à ce stade. Aussi est-il souvent préférable de limiter la portée de cette relecture afin de débusquer de petites erreurs pédagogiques circonscrites et faciles à modifier : ce sont des éléments importants à préciser dans le cahier des charges de relecture.

La relecture finale est d'autant plus courte et facile à gérer qu'ont eu lieu des relectures partielles et une validation en continu par le responsable du projet. Ceci dit, même avec un tel processus efficace de relecture au fil de l'eau, il est nécessaire de prévoir un temps suffisant (au moins un mois, incluant les modifications) pour une relecture générale dans la mesure où cette relecture tient compte aussi de l'ensemble de l'ouvrage.

Avant cette période de relecture finale, il y a le bloc de rédaction du manuel qui doit lui-même être soigneusement planifié.

Voici un premier schéma très synthétique récapitulant ces étapes.

 

Voici un exemple de planning de conception (projet Netado au Vietnam) :

c. Gérer le temps court (microplaning)

La réalisation d'un manuel scolaire est une succession de petites étapes élémentaires qui sont autant de mini-cycles. La gestion de toutes ces étapes est cruciale à la fois pour l'avancement de l'ouvrage mais aussi et surtout pour sa qualité finale.

Prenons l'hypothèse (la plus courante) qu'une petite partie de l'ouvrage a été confiée à un ou deux auteurs. Comment organiser l'avancement de ce travail afin qu'il soit le plus efficace possible ? Nous reviendrons sur la question de la pagination et du cadrage pédagogique ; admettons que ces points soient réglés pour la partie concernée. L'auteur doit pouvoir rendre sa copie en connaissant toutes les contraintes. Pour cela, l'idéal est de parvenir à mettre en place une manière de travailler suffisamment souple pour éviter à la fois perte de temps et frustration. En effet, il est souvent très difficile de rendre un travail que l'on estime terminé pour s'entendre dire qu'il faut tout reprendre à zéro : tout le temps et l'énergie qui y ont été investis sont non seulement improductifs mais même souvent contre-productifs pour la motivation individuelle et même collective de l'équipe d'auteur. Pour éviter ce genre de séquence, il vaut mieux travailler en plusieurs temps :

  • - Tout d'abord une esquisse générale de la partie concernée, sans mise en page précise mais avec éventuellement quelques petites notes sur la répartition (telle notion, ½ page environ...). Cette esquisse doit évidemment répondre au cahier des charges initial. Les premiers retours qui sont demandés, soit à l'équipe tout entière, soit au responsable, soit à un relecteur désigné pour cette tâche, doivent d'abord permettre de vérifier cette compatibilité avec la ligne éditoriale du manuel. C'est aussi l'occasion de prendre en compte d'autres idées qui viendraient à s'exprimer à ce moment-là (rien de tel qu'une première lecture pour engendrer de nouvelles idées, soit en complément, soit en approfondissement soit en opposition avec la première ébauche).
  • - Quand l'esquisse est stabilisée, un document de travail plus complexe peut alors être élaboré. L'objectif n'est pas encore d'avoir un travail abouti. Par contre, il faut passer des idées à un texte rédigé, mais sans souci trop prononcé de mise en page. L'idée est plutôt d'avoir, à ce stade, un ensemble riche en contenu et bien proportionné. En particulier, il n'est pas nécessaire de disposer de toute l'iconographie, mais seulement des idées d'illustrations ou d'images. La relecture sera alors différente de la première. En effet, les remarques, sans être encore des remarques de forme, ne seront plus non plus (pour l'essentiel car il peut encore y en avoir à ce stade) des remarques de structure, mais plutôt des remarques de fond. Il s'agira de s'assurer de la conformité pédagogique des énoncés, des éventuelles erreurs dans les tâches demandées aux élèves... Il peut y s'agir du même relecteur que la phase précédente ou d'une personne nouvelle. Il peut aussi y avoir une relecture plus collective à ce niveau.
  • - Quand la seconde mouture convient, alors seulement peut démarrer la phase de rédaction quasi finalisée. Cela dépend alors du choix méthodologique choisi au départ : le rédacteur du document est-il aussi celui qui va s'occuper de sa mise en forme ou bien ce travail sera-t-il confié à une autre personne (par exemple un éditeur) ? Dans tous les cas, cette troisième version stable du document (sans compter évidemment toutes les versions intermédiaires internes à un même cycle) doit correspondre très exactement à la pagination qui a été fixée au départ ainsi qu'aux règles typologiques du manuel, à sa charte graphique... Il se peut qu'une illustration soit encore en attente, mais alors la place qu'elle occupera dans la page est déjà prévue (très souvent il s'agira d'insérer en attendant un rectangle avec un descriptif ou une note). Les énoncés seront soignés ainsi que la présentation de l'ensemble. Normalement, si les relectures précédentes ont bien été faites, la critique de cette troisième version doit se focaliser sur la forme (et encore sans doute en partie sur le contenu) : il s'agit maintenant d'avoir une lecture plus fine et minutieuse. A ce stade, il peut être intéressant d'écrire un corrigé des activités proposées en se mettant à la place d'un élève : cela permet souvent de débusquer certaines erreurs ou anomalies qu'on ne voit pas nécessairement en lisant simplement les pages concernées.

 On peut synthétiser le parcours suivi par le document avec le schéma suivant :

 

Il est très difficile de prédéfinir un rythme et une durée optimale pour chacune de ces phases. A priori, on peut considérer qu'elles sont d'importance égale et donc on pourrait leur donner environ la même durée, mais cela peut dépendre aussi de nombreux paramètres, en particulier la complexité de mise en page. Si la phase 3 fait intervenir un prestataire extérieur, elle sera souvent plus longue dans ce cas.

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