Sites


Réaliser des manuels sous licence libre - retours d'expériences

Répartir et gérer le travail

a. Structure de l'ouvrage

Le premier travail, primordial, à effectuer lors de la création d'un manuel est de définir sa ligne pédagogique et sa structure éditoriale. C'est-à-dire, à la fois les concepts et idées pédagogiques qui vont guider la réalisation du manuel mais aussi leur mise en œuvre pratique à travers leur implémentation concrète. Il est important de mener conjointement ces deux réflexions car elles se nourrissent l'une l'autre.

Dans un premier temps, il ne faut pas nécessairement se donner trop de contraintes, mais imaginer l'objet idéal, celui qui correspondrait le mieux aux besoins éducatifs visés. Dans un second temps, il faudra le faire coïncider avec la réalité concrète, quitte à faire un certain nombre de concessions. Mais il est toujours bon de nommer ce qui manque, car les contraintes sont parfois aussi amenées à évoluer. Ces contraintes sont de plusieurs ordres :

  • - le temps disponible pour créer le ou les ouvrages ;
  • - les ressources libres disponibles utilisables ;
  • - la composition de l'équipe d'auteurs (compétences, polyvalence...) ;
  • - le nombre de pages imprimables.

Ce dernier point est trop souvent négligé; or, il est vraiment important. En effet, le coût final de l'ouvrage imprimé dépend de différents paramètres (qualité du papier, couleurs, format et nombres de pages). Les paramètres du nombre de pages et de leur format est important car ils influencent directement la composition de l'ouvrage et donc aussi très souvent la répartition du travail.

En particulier, les modes d'impression actuels les plus utilisés (mais cela peut considérablement évoluer dans les années à venir) favorisent un nombre de pages multiples de 16 et même de 32 (c'est lié à l'impression par rotative sur de grandes pages qui sont ensuite pliées et découpées). Ainsi, plutôt que de viser une œuvre de 90 pages, il vaut mieux partir sur un nombre total (incluant la page de garde, sommaire...) égal à 96 afin d'optimiser le coût de production.

Concernant le critère de la couleur (noir et blanc, quadrichromie ou polychromie), on va de plus en plus vers une polychromie généralisée. Ceci dit, c'est aussi un élément à prendre en considération dans la mesure où il affecte beaucoup les ouvrages pédagogiques.

Quand la ligne éditoriale est bien précisée (l'idéal est alors de l'écrire le plus complètement possible afin de garder une trace consultable tout au long de la réalisation, trace qui fera foi le cas échéant et qui pourra aussi servir de base à la conception d'un guide pédagogique d'accompagnement ou d'articles de présentation et/ou promotion), quand le nombre total de pages est fixé, alors seulement on peut travailler à la structuration plus précise de l'ouvrage et à une première ébauche de pagination.

Il peut être intéressant de mener de front ces deux aspects. En effet, le découpage logique du manuel en différentes rubriques (découpage en chapitres, en unités, en leçons... puis à l'intérieur de chaque partie, un découpage plus fin en sous-unités identifiables : exercices, oral...) peut correspondre à un découpage en nombre de pages. En première ébauche, ceci peut se faire grâce à un tableur (chaque ligne correspond à une page) comme dans l'exemple ci-dessous pour le volume3 de la collection Netado.

Ce fichier servira ensuite de référence à toute l'équipe de concepteurs et potentiellement de lien entre les rédacteurs et l'éditeur.

Quelques remarques concernant la conception de ce fichier :

  • - Il est impératif que toutes les parties prenantes du projet soient d'accord avec la pagination proposée initialement, en particulier l'éditeur et/ou l'imprimeur . En effet, il est préférable de gérer en amont les différents problèmes qui pourraient advenir pour des raisons techniques.
  • - Il faut toujours être vigilant sur les questions de parité de page. En effet, quand on ouvre un manuel sur une double-page, la page de gauche est numérotée paire tandis que la page de droite est impaire. Il peut être intéressant qu'un même contenu pédagogique soit rassemblé sur une même double-page : c'est un élément qu'il faut vérifier et intégrer systématiquement.
  • - De la même façon, il ne faut pas oublier toutes les pages qui ne sont pas directement liées aux contenus : titre, auteurs, éventuelle préface, pages de gardes pour des chapitres ou des parties identifiées.
  • - Au tout début de ce travail, il est parfois utile de garder un volant de pages non encore affecté (entre 4 et 8 par exemple). Elles peuvent servir s'il s'avère en cours de route qu'un nombre trop faible de pages a été prévu (c'est souvent dans ce sens que ça se passe, très rarement dans l'autre). Il vaut toujours mieux alors insérer les pages nouvelles par groupe de 2 pour ne pas modifier le jeu sur la parité. Si ces pages restent non affectées jusqu'à la fin du manuel, elles peuvent servir à introduire des éléments connexes facultatifs : index, pages complémentaires …

 

b. Travail en présentiel à distance

On peut tout à fait concevoir l'écriture d'un manuel scolaire entièrement en présentiel ou entièrement à distance. Mais le plus souvent, il s'agira de trouver un équilibre entre ces deux manières de travailler par nature assez complémentaires. Tout d'abord, examinons les cas extrêmes : pour diverses raisons, ils peuvent être des passages obligés, pour l'écriture de l'ensemble du manuel ou seulement d'une partie.

Tout en présentiel :

Si les auteurs sont géographiquement proches et ont suffisamment de disponibilités communes, ils peuvent réaliser un manuel scolaire quasiment sans outil de communication, hormis peut-être l'utilisation du téléphone pour fixer ou aménager les rencontres. On pourrait penser que ce mode de fonctionnement est le meilleur de tous. Ce n'est pas nécessairement vrai, et cela pour plusieurs raisons :

  • - les discussions en présentiel, surtout si le groupe est important, exigent une grande maîtrise afin d'assurer une grande concentration et éviter les tensions éventuelles. C'est d'autant plus vrai si le temps de réunion est important et se répète souvent ;
  • - Même si l'espace entre les réunions doit permettre à chacun de réfléchir posément, le temps majoritaire des échanges sera un temps synchrone qui ne permet pas toujours la prise de distance nécessaire. Parfois, un temps d'échange asynchrone par l'écrit permet d'obtenir un recul plus important et donc plus d'efficacité ;
  • - le tout présentiel (sauf cas exceptionnels) tend à réduire la fréquence des boucles de rétroaction. Au final, cela peut allonger la durée de rédaction et.ou nuire à la qualité pédagogique de l'ensemble.

Il existe un cas particulier qui permet d'échapper en partie à ces inconvénients.  Il s'agit de la technique dite du « booksprint ». Selon la définition de Wikipedia, il s'agit : « d'une session de travail intensif organisée pour l'écriture complète d'un livre, par plusieurs auteurs, réunis ou à distance, souvent encadrés par un facilitateur non rédacteur. » (https://fr.wikipedia.org/wiki/Booksprint).

Cette manière de travailler est extrêmement efficace et productive. En particulier, elle peut s'avérer nécessaire en cas de délais très courts pour l'édition (cela exige néanmoins une grande disponibilité des auteurs sur la plage de temps considérée). Néanmoins, réaliser entièrement un manuel scolaire par cette technique nous semble difficile dans la mesure où les questions pédagogiques nécessitent très souvent un temps long pour leur conception (avec éventuellement phases de tests en classe...). Dans quelques cas très particuliers, cette méthode nous semblerait indiquée : si le manuel projeté est par exemple une traduction ou une adaptation assez proche d'un manuel existant (Se reporter à l'expérience de Floss Manuals : https://fr.wikipedia.org/wiki/FLOSS_Manuals).

Tout à distance :

On peut tout à fait imaginer réaliser un manuel en faisant travailler entre eux des auteurs qui ne se sont jamais rencontrés physiquement (c'est ce qui s'est produit en partie dans la réalisation des manuels Sésamath). Ceci dit, cette façon de procéder comporte elle aussi un certain nombre d'inconvénients :

  • - les discussions et échanges à distance, par exemple à l'écrit, peuvent entraîner un certain nombre de confusions ou d'incompréhensions qu'il est souvent si facile de lever par un simple échange direct ;
  • - Dans un travail à distance, même s'il est évidemment possible d'organiser des réunions à distance, le temps de travail sera majoritairement asynchrone. Cela nécessite une très grande rigueur dans la gestion des délais.
  • - Pour certaines notions pédagogiques, un échange direct en présentiel (par exemple en montrant certaines manipulations ou postures pédagogiques) est souvent efficace voire même nécessaire.

Il est à noter qu'un booksprint peut se faire entièrement à distance, avec les mêmes réserves qu'énoncées précédemment dans le cadre scolaire.

Mixte présentiel / distance

Recourir à un mixte des deux techniques peut permettre d'en gommer les points les plus négatifs. La difficulté est alors de trouver le bon dosage afin d'optimiser les avantages. En première analyse, on peut d'abord regarder les facteurs limitants : combien de réunions est-il possible d'organiser (coûts éventuels de déplacement, d'hébergement... disponibilité des auteurs), avec quelle fréquence possible et quelle durée ? Quels sont les outils de communication disponibles (accès à Internet, matériel à disposition des auteurs, compétences techniques des auteurs) ? Cette première analyse permet de poser un premier cadre raisonnable à l'intérieur duquel une première expérimentation pourra être réalisée. L'idéal est ensuite d'évoluer de manière continue à l'intérieur de cadres de manière à optimiser en permanence le dispositif en fonction de l'expérience engrangée et de l'évolution des contraintes.

Il est donc préférable de définir préalablement un cadre souple qui permettra une évolution agile possible plutôt qu'une organisation trop rigide qu'il sera difficile d'adapter.

Il n'est pas possible a priori de donner un modèle d'organisation. Quelques remarques peuvent toutefois être utiles dans les choix qui seront faits :

  • - Il y a des moments clés dans la réalisation d'un manuel scolaire où le présentiel est vraiment plus efficace : la définition de la ligne éditoriale et l'évaluation des premiers modèles de pages. Par contre, la relecture finale se fait bien généralement à distance.
  • - Il faut parfois adapter le nombre de participants pour des réunions en présentiel. Pour les points évoqués ci-dessus, il est préférable que toute l'équipe soit présente, mais certaines réunions peuvent aussi se faire en comité restreint. Par exemple, si deux auteurs se partagent la rédaction d'une même partie, ils peuvent être amenés à se voir à deux (spécifiquement ou en marge d'une réunion plus large) afin d'avancer plus efficacement.
  • - Le présentiel est plus particulièrement adapté dès qu'il s'agit de faire un bilan ou de valider certains points. Cela arrive généralement après un cycle d'échanges à distance. Même si tous les changements de cycles ne nécessitent pas une rencontre physique, le mieux est d'organiser ces rencontres pendant un de ces moments-là.
  • - Il faut essayer d'optimiser le couple fréquence/durée des réunions en présentiel par rapport aux facteurs limitants. Un bon travail à distance devrait permettre d'organiser des réunions moins fréquentes et surtout moins longues. Dès qu'on dépasse 3 ou 4 jours de travail en présence, l'efficacité tend à décroître. Il vaut donc mieux organiser les réunions afin qu'elles soient plus courtes mais plus intenses ;
  • - Dans la logique du point précédent, on peut utiliser parfois la technique du booksprint pour une réunion en présentielle, afin d'en tirer le bénéfice maximal. Pour l'écriture par exemple d'une partie spécifique du manuel qui continuera ensuite sa vie à distance. De cette façon, on peut réussir à marier le temps pédagogique plus long avec une expérience intense en matière d'écriture ;
  • - Il ne faut pas négliger la convivialité dans les réunions en présentiel. C'est un moment où les liens de l'équipe peuvent se renforcer et ainsi donner plus de consistances aux échanges à distance ;
  • - Toute réunion en présentiel peut aussi être un moment de formation (aide d'un expert extérieur à l'équipe) ou de co-formation (un auteur qui transmet aux autres auteurs l'expérience ou les techniques q'uil vient de mettre en œuvre pour la réalisation du manuel). Même si une partie de ces formations peut très bien se faire à distance, d'autres aspects seront beaucoup plus efficaces en présentiel.

c. Outils de travail

On peut distinguer schématiquement 4 grandes catégories d'outils pour la création d'un manuel papier (pour les compléments numériques, se référer à la 4e partie de ce document) :

  • - Les outils d'édition : ils permettent de construire les fichiers permettant d'établir un PDF qui sera disponible pour l'imprimeur. Parfois, ils peuvent servir aussi à réaliser un site présentant les documents ou une version numérique du manuel.
  • - Les outils de stockage : ils servent à sauvegarder les différentes versions des fichiers utiles à la réalisation du manuel ;
  • - Les outils de communication : synchrones ou asynchrones, ils permettent aux équipes d'échanger ;
  • - Les outils de planification : ils permettent d'organiser et de distribuer les tâches, de planifier les relectures...

Concernant les outils d'édition, nous y reviendrons spécifiquement dans la 3e partie de cet ouvrage.

Pour les 3 autres catégories, on utilise en général des outils qui existent déjà et qui n'ont pas été créés spécifiquement pour la réalisation de manuels scolaires.

Les manuels Sésamath constituent à cet égard un cas particulier, puisque l'association a créé elle-même un outil dédié permettant à la fois de stocker, de communiquer et de planifier. Cet outil, appelé « Interface collaborative » devait en outre répondre à un défi de taille : permettre la rédaction d'un manuel scolaire par une équipe très nombreuse pouvant évoluer dans le temps. C'est certainement cette particularité qui a le plus motivé la construction d'un outil spécifique ; une autre raison tient sans doute au fait qu'à l'époque de l'émergence de ces manuels, les outils existants étaient encore assez peu développés.

Cette interface collaborative (https://fr.flossmanuals.net/sesamath-mode-demploi/construire-un-manuel-papier/) est conçue de la manière suivante :

  • - Le manuel est découpé en partie (environ une centaine pour un manuel de 250 pages, soit environ 2 à 3 pages par partie) : pour le manuel Sésamath, ces parties correspondent à la fois au chapitre (par exemple le chapitre sur le théorème de Pythagore) puis aux différentes parties composants un même chapitre (cours, activité, exercices...).
  • - Chacune de ces parties correspond à une entrée sur l'interface (paramétrées par son administrateur). Il s'agit d'un fichier qui peut être stocké sur le serveur ou téléchargé suivant les besoins. Ce fichier a un nom qui renseigne à la fois sur son chapitre et sur sa fonction dans un chapitre. Par exemple « manuel_activ_6D1 » correspond aux activités du chapitre 6D1 (proportionnalité). Voici comment se présente l'interface :
  • - Par défaut, chaque fichier est d'abord un « document libre ». Une personne à qui on a donné accès à l'interface peut alors devenir responsable de la ressource. Il sera alors le seul auteur habilité à proposer une nouvelle version du fichier sur l'interface.
  • - Une fois qu'un auteur a pris en responsabilité un fichier, il peut alors transférer son fichier sur l'interface en insérant un commentaire (par exemple : « j'ai terminé cette première version, mais il me manque encore la fin du dernier exercice ». Un mail est alors envoyé automatiquement sur la liste de diffusion des auteurs pour les prévenir. Ce mail contient la référence du fichier en objet et dans le corps du mail : le commentaire de l'auteur ainsi qu'un lien direct pour télécharger le fichier. Tous ces éléments se retrouvent quand on se connecte sur l'interface.
  • - L'auteur reçoit des commentaires sur la liste de discussion (donc visibles par tous les auteurs s'ils le souhaitent). Il peut alors modifier son fichier et en proposer de la même manière une seconde version. Toutes les versions sont sauvegardées sur l'interface car une version antérieure peut parfois se révéler bien utile. L'interface contient ainsi l'historique de la ressource.
  • - Chaque ressource apparaît sous une couleur différente indiquant son statut « conception » « vérification » « en attente de validation » et « validée ». Ces différents statuts correspondent aux différents cycles de la vie d'une ressource tels que nous les avons décrits précédemment. C'est l'auteur de la ressource qui fait évoluer ce statut pour les 3 premiers niveaux, mais c'est un responsable du projet qui peut faire accéder au denier niveau, celui de « ressource validée ». On retrouve ici cette notion de responsable qui s'assure que chaque partie du manuel est bien conforme à la ligne éditoriale définie au départ. Voici l'historique d'une ressource particulière dans cet espace.




Il est à noter que lorsqu'une ressource est validée alors elle apparaît automatiquement sur un site public ouvert, permettant des relectures et des commentaires par d'autres professeurs (qui ne sont pas des auteurs de l'ouvrage).

Cette interface joue donc plusieurs rôles en même temps : répartition du travail, stockage, relectures, validation, communication et édition sur un site public. Il est évident qu'un tel outil « tout-en-un » et « sur mesure » facilite la gestion d'un projet ouvert avec de nombreux auteurs. Mais l'inconvénient est qu'il faut réussir à maintenir le développement de cet outil ; par ailleurs, dès que l'équipe devient plus réduite et surtout stable dans le temps, l'expérience montre qu'il est souvent préférable d'utiliser des outils plus légers et moins rigides.

La base d'un travail collaboratif semble être que chaque auteur possède une adresse mail et puisse l'utiliser couramment. Faute de mieux, une telle configuration permet déjà d'avancer dans l'écriture du manuel. En effet, le découpage et le nommage des fichiers à lui seul permettent de les identifier. Si l'auteur y ajoute la date et/ou le numéro de version, les relecteurs peuvent suivre l'évolution dans le temps. Chaque auteur poste alors tour à tour ses versions en pièce jointe aux autres auteurs (directement ou via une liste de discussions dédiée). Cette méthode a le mérite de l'extrême simplicité, elle se heurte cependant à plusieurs inconvénients :

  • - Chaque auteur stocke sur son ordinateur les fichiers ainsi transmis avec des risques de perte : il doit donc organiser par lui-même la sauvegarde de ses fichiers sur un serveur ou un disque externe pour plus de sécurité.
  • - Parfois, l'envoi en pièce jointe est compliqué par la taille des fichiers. Cela peut nécessiter un stockage externe et l'envoi d'un lien.
  • - Quand il commence à y avoir un flot important de mails, il peut devenir difficile de s'y retrouver sauf à les trier, ce qui n'est pas toujours évident.
  • Il est donc souvent préférable d'utiliser un outil de stockage des fichiers. Le choix de l'outil dépend de plusieurs paramètres. Il convient de le choisir soigneusement car les changements en cours de route sont souvent difficiles à gérer. Dans le cas du projet Netado par exemple, le choix s'est porté sur Google Drive, bien que ce ne soit pas un outil libre. En effet, ce service, outre sa gratuité, offre deux avantages importants dans le contexte de ce projet :
  1.  l'outil est très fiable et s'adapte à de nombreuses configurations matérielles et logiciels ;
  2. - l'outil était déjà utilisé par les auteurs dans d'autres cadres (stockage de photos...)

Par ailleurs, il n'était pas nécessaire d'avoir un niveau de sécurité très élevé dans la protection des données stockées dans la mesure où elles avaient vocation, de part leur licence, à être le plus largement ouvertes possible.

Il existe d'autres outils, comme par exemple DropBox (https://www.dropbox.com/fr/) ou, par exemple, tous les outils libres proposés par l'association Framasoft (https://framasoft.org/). Dans tous les cas, il faut prévoir de faire régulièrement des sauvegardes générales des éléments placés sur ces sites en ligne. En plus de la sauvegarde, par chaque auteur, de ses propres fichiers sur son ordinateur, cela offre une garantie supplémentaire en cas de perte des données.

Un autre intérêt de Google Drive (à l'image des Framapad) est de proposer des fichiers textes ou tableurs éditables et modifiables en ligne à plusieurs. Ces fichiers permettent d'écriture collaborative de textes ou de tableaux. Ils peuvent par exemple être utilisés pour écrire à plusieurs des ébauches d'idées pour chaque document. En effet, l'expérience montre qu'il est souvent préférable de travailler sur une liste d'idées ou de thèmes avant de se lancer dans la rédaction à proprement parler. Ce « brainstorming » permet non seulement de croiser en amont différentes visions, mais surtout il offre un cadre sécurisant à l'auteur dans la mesure où il risque moins par la suite un rejet fort de sa production lors des premiers tests et relectures.

Quel que soit l'outil utilisé, il est nécessaire d'organiser un cadre logique pour les fichiers. Pour cela il est possible d'utiliser les arborescences de stockage (dossiers, sous-dossiers) mais il est important aussi de définir une nomenclature pour le nom des fichiers. Cette nomenclature doit spécifier le manuel dont il s'agit (surtout s'il s'inscrit dans une collection), l'emplacement logique du fichier dans le manuel (chapitre, type de fichier...), parfois la numérotation des pages (seulement si elle est définitive) et une mention de version (version n°... ou date de publication).
Il existe par ailleurs de nombreux outils en ligne permettant de planifier le travail : calendrier, planning... Là encore, il est nécessaire de discuter en amont sur l'intérêt d'utiliser ces outils. Si les auteurs utilisent déjà une application particulière, il sera toujours plus facile de s'appuyer sur ces connaissances. Il faut noter qu'il existe certaines applications développées plutôt dans l'esprit de la conception de logiciels et qui peuvent être utilisées pour gérer par exemple les relectures. Il s'agit des « bugtrackers » comme par exemple le logiciel Redmine (http://www.redmine.org/). Ces outils peuvent être utiles dans la conception du manuel.

Au-delà des échanges asynchrones par mails, il peut également être utile d'organiser des rencontres synchrones (chat, audio, visio...). Là encore il existe de nombreux outils gratuits dont certains sont libres. Ces réunions virtuelles peuvent ne réunir qu'une partie de l'équipe et gagnent souvent à être centrées sur des questions très précises. Elles peuvent s'insérer avec profits entre des réunions en présentiel.
Est-il possible d'utiliser les réseaux sociaux pour construire un manuel libre ? Faute de retour d'expérience dans ce domaine, il est difficile de répondre a priori à cette question. Peut-être les réseaux sociaux peuvent-ils jouer un rôle dans l'ensemble, en complément des autres outils. Ils sont en tous cas très efficaces dès qu'il s'agit de solliciter des relecteurs en dehors de la sphère des auteurs.

De manière plus générale, les différents outils de stockage et de versionning sont amenés à se développer et à être couplés avec de puissants outils de communication. Il faut donc être avant tout pragmatique dans sa recherche des outils pertinents pour la création d'un manuel libre. Dans ce domaine aussi, une démarche agile peut être utile : avant d'investir lourdement dans la formation d'un outil qui sera au final fort peu utilisé par les auteurs, il convient de faire des tests avec eux et surtout de partir de leur ressenti : il est rarement profitable d'imposer des outils sans l'adhésion des utilisateurs. Les auteurs feront très vite la balance entre investissements/bénéfices et pourront généralement orienter efficacement les choix.

Il y a une erreur de communication avec le serveur Booktype. Nous ne savons pas actuellement où est le problème.

Vous devriez rafraîchir la page.