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Réaliser des manuels sous licence libre - retours d'expériences

Travailler en équipe

a. Les différents types de travail en commun

De manière très schématique, on peut classer les différentes méthodes de travail en commun en trois grandes catégories :

 

  • - La mutualisation

Mutualiser des ressources pédagogiques, c'est les mettre en commun. C'est le niveau le plus basique du « travailler ensemble » dans la mesure où le côté collectif n'intervient généralement qu'en bout de chaîne, au moment de rassembler les ressources dans un catalogue pour les mettre à disposition, par exemple sur un site Internet. Tout l'intérêt consiste, pour l'utilisateur, à avoir un seul point d'entrée pour toute une série de ressources qui partagent des caractéristiques communes (par exemple, pour les REL : la discipline enseignée ou le niveau d'enseignement...). Dans certains cas, les banques de ressources permettent de les indexer et donc de les retrouver plus facilement en faisant une recherche thématique ou par mots-clés. En général, les REL ainsi mutualisées répondent à des cahiers des charges minimalistes : la licence, le format, le contenu... parfois il y a un filtre à l'entrée (par exemple pour juger de la qualité d'une ressource), parfois le filtre c'est l'utilisateur lui-même. Ces banques de ressources mutualisées présentent souvent des redondances ou des trous, dans la mesure où l'accroissement des ressources se fait généralement de manière désordonnée : si chacun apporte ce qu'il a, forcément on retrouve des doublons, des incohérences entre approches... Il est, a priori, difficile d'envisager la création d'un manuel scolaire uniquement sur un mode mutualiste, dans la mesure où il est très difficile de préserver l'unité pédagogique de l'ouvrage dans un tel contexte. Par contre, c'est souvent le principe de mutualisation qui s'applique pour les grandes banques d'images REL, qui seront autant de petites briques utilisables dans le manuel. Dans le cadre d'une mutualisation, il n'est pas utile a priori de connaître tous les contributeurs, ceux-ci étant amenés à intervenir ponctuellement et parfois même de manière anonyme.

 

  • - Le travail coopératif

Le travail coopératif est un niveau supérieur d'intégration dans le travail en commun. En effet, la coopération nécessite une organisation interne minimaliste. Très souvent, cette organisation a pour but de définir préalablement une répartition des tâches permettant d'arriver à un résultat. De ce fait, il est plus difficile de mener un travail coopératif ouvert, dans la mesure où chaque nouvel intervenant doit pouvoir venir s'insérer dans cette organisation. Pour un manuel scolaire, la répartition des tâches peut se faire sur le fond (par exemple se répartir les chapitres ou les parties d'un chapitre) ou sur la forme (par exemple, un expert pour la mise en page, un autre pour l'insertion des images...) ou sur les deux en même temps. Le travail coopératif nécessite un minimum de liens et donc de communication entre les différents intervenants et souvent une structure (formelle ou informelle) pour gérer l'organisation. Dans le cadre de la réalisation d'un manuel scolaire, il y a presque nécessairement une phase de coopération, non seulement entre les auteurs, mais aussi avec d'autres partenaires (éditeur, graphiste, imprimeur...). On peut même dire qu'il y a souvent plusieurs travaux coopératifs en parallèle, avec la difficulté qui consiste alors à les coordonner efficacement.

  • - Le travail collaboratif

Le travail collaboratif est l'une des formes les plus avancées de travail en commun. Il ne s'agit pas seulement de se répartir le travail comme pour le travail coopératif, mais bien d’interagir à plusieurs sur un même chantier. Par exemple, dans le cas d'un manuel libre, cela veut dire que plusieurs auteurs écrivent ensemble des exercices ou des leçons. Cela nécessite évidemment un haut niveau de communication et une méthodologie spéciale de travail. En effet, il n'est pas évident de travailler à plusieurs sur un même objet. En particulier, il faut pouvoir gérer les différences de rythmes, les désaccords éventuels et surtout il faut être capable de conserver une unité d'ensemble. Cette forme de travail est plus facile à mener sur des parties consensuelles ou largement codifiées. De manière plus générale, il est plus facile de travailler collaborativement avec des personnes dont on partage l'essentiel des valeurs : les compromis sur le fond sont en général plus faciles à trouver dans ce cas-là. Ceci dit, le travail collaboratif peut aussi se concevoir entre personnes aux avis divergents ; la richesse du processus qui en découle, sous réserve qu'il soit bien maîtrisé, peut en effet être très féconde d'un point de vue pédagogique. Dans tous les cas, pour déployer sereinement un travail collaboratif de qualité dans une équipe, il faut pouvoir établir des règles claires (en particulier pour gérer les conflits éventuels) et surtout, il faut bien avoir discuté préalablement de la ligne éditoriale du manuel afin de partir de constats et références partagées. L'expérience montre qu'il vaut mieux s'en tenir parfois à un travail coopératif de qualité plutôt que d'essayer trop tôt un travail collaboratif voué à l'échec, faute d'une préparation adéquate.

L'écriture en équipe d'un manuel scolaire est une entreprise complexe. Dans les faits, les différentes formes de travail sont parfois entremêlées, et il peut parfois être judicieux de préserver des espaces d'expérimentation.

En particulier :

  • - une mutualisation des relectures ou des avis des utilisateurs est toujours un élément utile et important dans les manuels libres ;
  • - le travail coopératif entre auteurs est absolument nécessaire pour parvenir à terminer l'ouvrage dans de bonnes conditions ;
  • - tout travail collaboratif maîtrisé est utile car riche et fécond. Il peut être initié dans de toutes petites équipes (par exemple entre 2 personnes qui travaillent sur une même partie) en jouant par exemple sur les affinités naturelles entre personne.

b. Taille et composition de l'équipe de rédacteurs

Il n'existe malheureusement pas de formule parfaite permettant de déterminer la composition idéale pour une équipe d'auteurs. En effet, énormément de paramètres entrent en jeu, en particulier :

  • - Les auteurs sont-ils polyvalents ou spécialistes pour une tâche donnée ?
  • - Quel est leur temps disponible pour le projet, à la fois en moyenne et surtout en rapport au calendrier de conception ?
  • - Ont-ils déjà une expérience dans l'écriture de ressources éditorialisées (ce qui est une démarche encore différente de l'écriture par un enseignant de ressources pour son propre usage) ?
  • - Quelle est la quantité globale de travail à fournir (nombres de pages, compléments...) ?
  • - Quelles sont les contraintes en termes de délais ?
  • - Les auteurs peuvent-ils s'appuyer sur des réalisations antérieures et plus généralement sur des ressources libres disponibles ? Si oui, à quel niveau ?
  • - Les auteurs ont-ils déjà l'expérience d'un travail en équipe ? Comment maîtrisent-ils les outils de travail à distance et les outils numériques en général ?

Idéalement, la conception d'un manuel pourrait commencer par un atelier permettant de répondre à la plupart de ces questions. En particulier (nous y reviendrons), il peut être utile de prévoir une période de mise à niveau ou de remise à nouveau (c'est rarement du temps perdu).

Voici quelques remarques générales permettant d'apprécier le nombre d'auteurs optimal pour de tels projets.

  • - Il se peut que des contraintes budgétaires imposent un nombre maximal d'auteurs pour un projet donné. Dans ces cas-là, une première question simple est de savoir s'il faut viser à atteindre systématiquement ce nombre maximum. La réponse n'est pas automatiquement positive. Parfois, une équipe resserrée sera beaucoup efficace et surtout permettra d'obtenir un meilleur résultat qualitatif.
  • - A l'inverse, est-il possible qu'un seul auteur puisse prendre en charge seul l'écriture d'un manuel scolaire ? Même si cela est possible parfois, nous considérons que ça ne peut être efficace que dans des cas très retreints : par exemple pour la traduction d'un manuel libre existant ou une adaptation très proche. Dans ces cas, en effet, l'adaptation gagne en cohérence sans perdre la diversité des points de vue qui a sans doute concouru à l’œuvre initiale.
  • - Dans l'étude de la charge supportée par chacun, il y a un critère important à avoir en tête : chaque auteur va progressivement évoluer dans sa maîtrise ; s'il met par exemple 2 mois à s'occuper du premier chapitre, il pourra peut-être s'occuper du second en moins d'un mois. C'est d'autant plus vrai si l'équipe d'auteurs est globalement inexpérimentée au départ.
  • - Dans un registre similaire, les auteurs qui pourront vraiment y passer du temps sont d'autant plus précieux que leur expérience et leur expertise s'enrichiront plus vite. Cela nous amène à une remarque assez générale : plutôt qu'une équipe de 8 auteurs déjà très investis par ailleurs, il vaut mieux en choisir seulement 4 qui peuvent pleinement se consacrer à l'ouvrage.
  • - En effet, à ce facteur d'expérience s'ajoute celui de la complexité à gérer des grandes équipes : difficulté à synchroniser les agendas, augmentation potentielle du nombre de conflits... ou alors il faut dès le départ scinder l'équipe en sous-équipes qui travailleront en parallèle, mais avec le risque de diminuer la cohérence globale.
  • - Le plus souvent, une équipe composée de 3 à 6 auteurs pourra pleinement répondre aux besoins. En deçà, le risque est une charge trop lourde et un manque de diversité. Au-delà, une organisation très stricte devient primordiale pour garder la cohérence. Dans une équipe très nombreuse, il y a de grandes chances pour qu'il se forme spontanément un noyau resserré qui assurera la bonne marche du projet.
  • - Autour de l'équipe d'auteurs, on peut imaginer un ensemble plus vaste de relecteurs, testeurs... ceux-ci pourront intervenir ponctuellement et suivant les besoins, dans une gestion beaucoup plus relâchée.

Il n'est pas toujours facile de déterminer un ou des profils d'auteurs. De manière générale, les auteurs de manuels scolaires sont des professeurs en exercice ou ayant exercé, ou bien des spécialistes de la discipline concernée (universitaires, formateurs, inspecteurs...). L'essentiel est d'avoir une expérience de l'enseignement dans la discipline et le niveau concernée, que cette expérience soit directe ou indirecte. Il est souvent intéressant d'avoir des profils différents dans une équipe : cela permet en effet de multiplier les points de vue et expériences. Mais pour que l'équipe fonctionne de manière optimale, il faut que chacun puisse dépasser ses propres opinions et accepter un débat constructif. Aussi, un critère fondamental est la capacité pour un auteur de travailler et s'insérer dans une équipe. S'il s'agit d'un enseignant, travaille-t-il ou a-t-il déjà travaillé en équipe avec ses collègues (pour préparer des leçons, des devoirs communs...) ?

Il peut arriver qu'il y ait des considérations d'ordre hiérarchique dans une équipe d'auteurs. Par exemple, un enseignant et la personne qui l'inspecte peuvent être amenés à travailler ensemble. Ce n'est pas forcément un souci, d'autant que l'équipe d'auteurs peut elle-même être hiérarchisée parfois.

Voici quelques qualités qui peuvent être utiles à un auteur de manuel scolaire :

  • - l'endurance ; il faut en effet considérer l'écriture d'un manuel comme un marathon. Inutile de démarrer trop vite si c'est pour s'écrouler avant la fin !
  • - la curiosité ; c'est d'autant plus vrai pour un manuel libre dont l'un des intérêts est de pouvoir intégrer d'autres REL : encore faut-il être curieux de les découvrir.
  • - la rigueur ; rien de pire, dans une équipe, qu'un auteur qui régulièrement ne tient pas ses engagements ou se laisse aller à l'approximatif ;
  • - l'écoute ; il faut pouvoir entendre certaines critiques, surtout quand elles sont formulées de manière constructive et s'adapter en fonction.

c. Répartition des rôles et des tâches

 

On peut considérer le schéma ci-dessous qui illustre de manière très générale la conception de ressources pédagogiques autour de 3 pôles :

 

Un fonctionnement classique de ce réseau est le suivant : le scénariste envoie un scénario au développeur qui développe le produit. Puis ce produit est testé par un testeur qui renvoie ces préconisations au scénariste. Éventuellement, le scénario est alors modifié pour un renvoi au développeur, entamant ainsi une seconde itération du réseau. Il peut évidemment y avoir des mini-itérations plus courtes : par exemple, le développeur renvoie directement au scénariste des demandes de précision ou des validations de premiers jets... accentuant encore les délais d'une itération complète.

Ramené à l'exemple spécifique d'un manuel scolaire sous licence libre, ce schéma peut se traduire ainsi :

Traditionnellement, les auteurs s'occupent du pôle « écriture » tandis que l'éditeur s'occupe à la fois de la mise en page et de la relecture (en général via des personnes différentes). La montée en puissance des outils numériques (à la fois d'édition et de communication) a déjà modifié en partie le rôle de chacun dans la mesure où les éditeurs demandent de plus en plus des fichiers avec le contenu textuel non encore finalisé, ce qui accélère le travail de mise en page (par simples copier-coller).

Dans les 3 exemples d'édition présentés en préambule, ce processus est porté à l'extrême puisque les auteurs occupent en même temps les 3 pôles : dans ce cas, le rôle de l'éditeur est essentiellement un rôle d'imprimeur et de distributeur. Cela ne signifie pas que l'équipe d'auteurs soit en totale autarcie : en effet, elle peut ponctuellement avoir recours à un graphiste ou à des relecteurs extérieurs, mais elle concentre l'essentiel de l'action des 3 pôles. D'une certaine façon, chaque auteur est donc à la fois scénariste du contenu pédagogique, développeur du fichier final envoyé à l'éditeur et relecteur de ses autres collègues auteurs. Cette façon de procéder a des avantages et des inconvénients :

 

Avantages :

  • - limitation des échanges de données entre les pôles, d'où un gain énorme en temps et en cohérence ;
  • - comme les auteurs ne dépendent pas (ou très peu) d'autres personnes, ils peuvent s'organiser plus efficacement dans leur travail ;
  • - Il n'y a pas de perte entre l'idée initiale et sa mise en page dans la mesure où ces processus se font en même temps ;
  • - le coût global de conception du manuel est moins élevé (c'est encore plus vrai si le manuel s'appuie sur d'autres REL existantes) ;

Inconvénients :

  • - chaque auteur doit avoir des connaissances accrues, en particulier pour les questions de mise en page ;
  • - chaque auteur a une charge de travail plus élevée ;
  • - il peut y avoir une perte de diversité de points de vue, à cause de l'entre-soi ;
  • - Même avec une formation initiale poussée et des outils de plus en plus intuitifs, un auteur est moins performant qu'un professionnel de la mise en page, surtout quand les mises en page sont très complexes. D'où une possible perte en qualité.

Une manière de lisser les inconvénients est d'introduire une spécialisation relative dans l'équipe d'auteurs : même si tous doivent savoir faire les actions de base dans les 3 pôles, certains auteurs, pour des raisons d'affinité et de compétences, peuvent se spécialiser plus spécifiquement dans la mise en page ou dans la relecture : on a observé ce phénomène dans les 3 exemples cités en préambule.

Une autre spécialisation est importante : il s'agit du rôle de coordinateur de l'équipe. Même si celui-ci gagne a être lui aussi un auteur à part entière (avec sans doute moins de contenu à produire), il est nécessaire d'avoir une position en surplomb afin :

  • - d'organiser l'équipe et de vérifier que chacun avance bien avec le rythme prévu (avec des ajustements à opérer dans le cas contraire) ;
  • - d'assurer la continuité pédagogique de l'ensemble, surtout si le manuel est réalisé par des mini-équipes en parallèle ;
  • - de trancher tout type de litige qui pourrait advenir, à la fois sur l'organisation ou sur la pédagogie.

Ce rôle est essentiel et souvent délicat à mener, car il nécessite à la fois de la fermeté et une certaine souplesse. Pour être pleinement opérant, il faut qu'il soit reconnu par tous les membres de l'équipe et clairement explicité en amont.

 

En dehors de ces spécialisations, les auteurs auront de toute façon à sa répartir le contenu du manuel. Si celui-ci est découpé en partie et chaque partie en sous-parties identifiées (leçons, exercices...), la répartition pourra se faire soit par chapitres entiers, soit par sous-parties (un auteur s'occupant par exemple de toutes les leçons) : ces 2 types de répartition ont leurs avantages et leurs inconvénients et peuvent parfois coexister.

Le travail en sous-équipe peut être intéressant (par exemple justifié par une proximité géographique des auteurs, ou toute autre raison) : par exemple, deux sous équipes peuvent travailler en parallèle (par exemple, chacune une partie du manuel, ou pour chaque partie l'une s'occupant de tel type de contenus...). L'intérêt de ce fonctionnement est qu'une équipe devient alors la relectrice des travaux de l'autre. Ces relectures croisées permettent par ailleurs de renforcer la cohésion d'ensemble, même si elle est de toute façon assurée par le travail du coordinateur.

 

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