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SOL France - Organisation apprenante

Etude de cas écosystème d'apprentissage

Il s'agit de la présentation d'un terrain d'apprentissage. Pour écrire une étude de cas il s'agit de respecter la trame suivante

 

Titre du cas

Apprentissage individuel et collectif dans un contexte de digitalisation 

 

 

Décrire le contexte d'apprentissage

 

Apprentissage dans le cadre d’une prise de fonction. 

Apprentissage dans le cadre d’une transition digitale. 

 

 

- présentation de l'organisation

Il s’agit d’un établissement financier dédié aux grandes entreprises et grandes institutions et propose des services de gestion d’actifs, des services de financement et d’investissement, de l’assurance et des services de paiements.

 

- expression des enjeux

Il s’agit d’accompagner les collaborateurs dans la connaissance et l’apprentissage des opportunités offertes par l’introduction de nouvelles technologies digitales, leurs effets sur les pratiques et métiers en lien avec la stratégie de l’organisation. 

 

 

 

 

- description des parties prenantes impliquées

Un collaborateur dans une entité Digital est concerné par son propre apprentissage, et l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise sont impactés de façon indirecte. 

 

Décrire les pratiques/méthodes recueilllies

Modèles mentaux 

Une mise à l’épreuve des cadres d’interprétation de l’apprenant par une pratique usuelle pour l’apprenant est de réaliser de nombreuses rencontres. Il prend l’initiative d’aller à la rencontre d'autres personnes, de communiquer et d’échanger afin de collecter de l'information et le savoir. Il apprend par la rencontre de nouveaux acteurs, puis retransmet ce savoir à d''autres.

Une autre pratique pour développer l’apprenance en équipe est de favoriser les échanges en réunion d'équipes. "Chacun parle de ses travaux en cours" Cela permet du partage d'informations, de la visibilité, afin d'élargir le spectre des connaissances. 

Une pratique d’accès à de l’information stratégique est essentielle dans l’apprenance. Elle permet de comprendre quel est le rôle du collaborateur dans l'organisation, et les perspectives sur l'avenir. Elle est éclairante sur la compréhension de la transformation digitale et la transformation des métiers, et permet d’apporter une vision, un repère pour chacun. « J'ai vraiment ressenti le besoin que ça soit diffusé à l'ensemble de l'entreprise » 

L’organisation met en place des dispositifs de diffusion de l'information sur des éléments de stratégie, sur la réalisation de livrables, sur les  présentations, sur les retours d'expériences, des nouvelles technologies...L’objectif est de créer un niveau de conscience collective amenée par le partage avec l'ensemble des collaborateurs, des travaux et des réflexions et des peurs générées par les changements dans l’environnement, pour ensuite co-construire l'avenir tous ensemble. Il émerge une interrogation sur la pertinence d’inclure tous les collaborateurs dans le partage de la stratégie : « J'avais ce souhait d'inviter tout le monde, car n'importe quel collaborateur a le droit de savoir où on va » avec pour effet d’inviter chacun à être acteur du changement, de sa propre transformation et de la transformation de son métier.

 

Apprenance en équipe 

Un levier pour faciliter l’apprenance en équipe est de développer la confiance, et l’envie de s'aider mutuellement. Les événements team building, week-end d’intégration ou meet-up, proposent des contextes différents du contexte professionnel habituel. Ils ne visent pas à organiser le partage de contenu, mais à améliorer la connaissance mutuelle de chacun, permettant de créer une relation « intuitu personae ». Les apprenants exposés à ces situations de proximité hors de leur contexte professionnel développent entre eux de l’entraide. 

De façon plus directe, l’apprenance en équipe passe par l’organisation de sessions d’acculturation en physique juste après le déjeuner de 13h à 14h. Au-delà du partage sur un contenu, ces sessions amènent « des échanges…de la chaleur humaine ». 

La prise de conscience des opportunités liées à l’utilisation des nouvelles technologies passe aussi par l’organisation d’événement d’acculturation en grand groupe, de 300 personnes par exemple. 

Il s’agit par exemple de présenter les nouveaux usages amenés par les nouvelles technologies dans la vie personnelle, et explorer les changements associés. Cet apprentissage en équipe semble nécessaire pour réagir face à la concurrence : les évolutions réglementaires ont cassé les monopoles et qui ont fait entrer de nouveaux acteurs, et le marché a changé, avec des nouveaux acteurs qui innovent énormément et prennent des parts de marché. Générer de l’intérêt à propos d’une nouvelle technologie chez les collaborateurs grâce à des démonstrations et des mises en action, est utile pour dépasser la croyance limitante qui identifie la technologie comme une menace, et peu à peu la requalifier en opportunité.

Les autres thèmes développés dans ces événements en grand groupe, concernent les nouvelles méthodes de travail, comme les méthodes agiles déployées dans un dispositif matriciel. Les équipes ad hoc multidisciplinaires travaillent en mode agiletout en étant reliés à des grands projets stratégiques de l'organisation. Cela permet d’obtenir rapidement un premier prototype du produit pour le faire tester au client. 

A l'intérieur de l'organisation, afin d'adresser des sujets transvers à l'organisation, comme des services d'échanges de données informatiques, l'apprentissage en équipe se réalise aussi par le partage d'information dans la création de communauté de collaborateurs portant un rôle particulier (le rôle "API champions" par exemple) se réunissant selon un certain rythme.

L’apprenance en équipe dépasse parfois les limites de l’organisation pour inclure les clients. Impliquer les clients dans des sessions de créativité et d'innovation sous format design thinking par exemple, permet de collecter leur vision, leurs usages leurs besoins et envies. « On les a fait jouer avec des légos et des pâtes à modeler, et des parcours clients pour qu'ils puissent nous dire quelles étaient leurs principales difficultés, leurs principaux freins, et qu'ensuite on puisse élaborer des solutions qui répondaient à leur besoin. » 

 

Du côté du secteur d’activité considéré dans son ensemble, l’apprentissage dans l’évolution des métiers nécessite d’aller jusqu’à la création de communauté, d’un réseau professionnel, incluant des partenaires pour partager des éxpériences, de bonnes pratiques, co-construire et distribuer les offres produits ou services. Le partage ou l'intégration de ressources avec le partenaire vise à créer de nouvelles offres. La multiplicité des rencontres permet de réaliser des synergies afin de transformer les relations unilatérales ou transactionnelles en partenariat. Le réseau professionnel vise aussi à définir des standards d'information et des standards technologiques permettant les échanges entre les parties prenantes. C'est aussi une force de lobbying capable de générer des propositions pour les aspects réglementaires. L'ultime bénéfice d'un apprentissage grâce à la création d'un réseau professionnel national est d'innover en France et en Europe afin de fournir une alternative aux gants mondiaux, et plus particulièrement aux GAFA.  

 

 

Pensée systémique 

Agir sur un système en court-circuitant certains flux d’information prédominants pour accéder à des flux d’information secondaires peut apporter parfois une plus grande compréhension du système. 

Ainsi, la création d’espace de libre expression pour collecter les signaux faibles est un moyen de recueillir des informations pertinentes peu accessibles le plus souvent. « L'idée, c'était de libérer la parole sans managers. » La récolte a concerné des informations sur l’efficacité des dispositifs, organisationnels, managériaux, ou de la production d’idées pour les offres commerciales. 

Une alternative consiste à demander une participation active de volontaires et constituer des groupes de travail visant à collecter des idées d'amélioration du fonctionnement global. "On a fait voter avec un petit boîtier électronique tous les collaborateurs sur les huit solutions pour savoir lesquelles ils voulaient mettre en place. On en a sélectionné quatre, qui ont été mises en place."

 

 

Maitrise personnelle

L’apprenant développe sa maitrise personnelle grâce à une variété de pratiques : lire desprésentations, assister à des conférences ou des réunions de présentation de nouvelles solutions, utiliser les réseaux sociaux et en particulier, LinkedIn. 

Concernant celui-ci, il indique qu’il s’agit d’une « source énorme d’apprentissage ». Il précise son intention d’apprentissage en ayant des consultations quotidiennes pour connaitre les tendances de marché. « C'est un outil assez incroyable ». Le réseau social lui permet d’identifier les sachant sur un sujet précis, le « "targetter" directement via l'outil. »

 

La discipline de la maîtrise personnelle est renforcée par la pratique de la documentation de son savoir par écrit d’abord sur papier, puis de façon électronique, où il réalise la synthèse sur son expertise et glossaires.

Au-delà du développement professionnel, il effectue du développement personnel par la pratique de l'improvisation théâtrale, qui amène des situations où il effectue une prise de parole en public, et est exposé aux autres. Il en retire de la prise de conscience personnelle, du détachement par rapport au regard des autres ou à leur jugement, de la spontanéité, de la créativité, de la mémoire, de la réactivité et de la spontanéité. 

 

Toutes ces pratiques de maitrise personnelle lui permettent d’une part d’identifier et prendre conscience de l’importance des enjeux, des objectifs, des besoins et des difficultés, d’autre part de découvrir et comprendre certaines technologies et usages et également de mesurer la valeur de ces apports.  

 

 

- les étapes

L’apprenant est passé par une phase de stress, face aux enjeux qu’il a estimés comme importants, face à l’étendue importante de la matière. 

Il déclare en entretien : « J'ai commencé à stresser…je me suis mis une pression de fou. » Il a été submergé au début par la quantité de technicité métier. Il était face à un défi de rapidité. 

 

Puis, il a énormément appris par lui-même pour monter en compétence rapidement. Au bout de 6mois, il était réellement compétent. « J'ai énormément appris par moi-même pour monter en compétence assez vite. » 

 

En parallèle, il a exprimé une contre-dépendance vis-à-vis du consultant externe en charge de la former. 

Il existe un conflit d’intérêt lié au pouvoir lié à la connaissance qui donne naissance à de la contre dépendance. « Cette personne me mettait un peu des bâtons dans les roues et ne jouait pas le jeu de m'apprendre. »

  

 

- les points clés de vigilances observés

Points clés et points de vigilance : la maitrise personnelle 

La pression excessive dans l’apprentissage est exprimée dans cette phase d’apprentissage : « Ça a été un moment un peu stressant parce que je me suis mis une pression de fou. » 

L’apprenant reconnait la curiosité comme la première qualité étant donné les transformations qui existent à tous niveaux. 

Il est persuadé de l'importance du développement personnel. Il a énormément travaillé là-dessus, et le reconnait comme le levier principal. Tout ce qui contribue au développement personnel, aboutira à ce qu'individuellement « les gens se sentiront mieux et, donc collectivement, on travaillera mille fois mieux. »

L’organisation d’événements, d’activités permettant de sortir de l’isolement, d’effectuer des rencontres participe au développement de la confiance en soi. « Avec le COVID, on voit bien que les gens sont de plus en plus isolés, donc ils vont être en attente de tout cela. »

Une difficulté est le tri dans la pertinence des informations. L'apprenant a de réelles difficultés à identifier les informations utiles et stratégiques dans une masse colossale d'information diffusée à travers une lmultitude de canaux. "on est assommés par des tonnes d'informations (l'infobésité), avec Linkedin, Yammer, les mails, les sms, Skype entreprise, tous  les groupes auxquels on est abonné, on reçoit des milliers d'informations tous les jours."

Une autre difficulté est la gestion du temps. Bien qu'il y ait des plateformes mis à disposition pour se former, l'apprenant doit aménager son emploi dutemps pour consacrer du temps à son développement. Une tension apparait ici avec le besoin. de se former et le temps nécessaire à y consacrer au détriment d'autres activités. "La première chose que nous disent les collaborateurs c'est "je n'ai pas le temps". 

 

Vision partagée 

Bien qu’il n’y ait pas de construction d’une vision partagée, nous constatons que l’accès même à l’information concernant la vision ou la stratégie, est difficile. 

La proximité avec la direction générale favorise l’accès à de l’information stratégique, lors par exemple de participations à des réunions. « On a cette chance d'avoir accès à des documents qui nous montrent la stratégie de l'entreprise » au-delà de la communication plus institutionnelle. « Après, évidemment, on lit   les mails de la direction générale qui fait part des résultats et de sa vision du marché et de sa stratégie. ». Toutefois, cette chance n’est pas offerte à l’ensemble des collaborateurs.

 

Points clés et points de vigilance : les schémas mentaux 

Concernant les schémas mentaux, une clé de réussite est la diversité des acteurs dans les conférences au niveau des thèmes et formats : fournisseurs, partenaires ou clients…

 

Points clés et points de vigilance : l’apprenance en équipe a maitrise personnelle 

Concernant l’apprenance en équipe, la pratique de l’improvisation théâtrale est déterminante pour l’improvisation dans la vie professionnelle, qui est réellement au centre de façon de travailler en collectif. La créativité est alors renforcée. « Pour moi, c'est très, très complet. » Il identifie un réel bénéfice immédiat et une valeur pour les organisations. « Ce serait monstrueux : plus ludique, encore plus créatif ; on en sortirait encore plus de de superbes idées pour les concrétiser. » « Si on pouvait mettre cela en place dans les entreprises, ce serait top. » Il reconnaît que cette pratique est toutefois peu répandue ou répandue à un niveau très faible. « Il y a peu de communication, voire, c'est encore mal vu. » L’improvisation théâtrale permettent aussi de découvrir les autres. « Aujourd'hui, on voit bien que l'on reste dans des silos importants où l'on ne connaît même pas les gens qui sont à l'étage d'en dessous ou d'au-dessus. »

L’organisation de journées d’acculturation en grands groupes permet de jouer un rôle primordial dans la confiance mutuelle des collaborateurs à faire les choses.  « A la fin de la réunion, le message, était clairement de dire "on a besoin de vous pour co-construire la banque de demain". »  

Les points de vigilance d’une démarche d’organisation d’événements est l’investissement en effort et en temps, et le support de la direction. 

Un autre point de vigilance est la prise de risque personnelle prise par l’organisateur quand la direction n’exprime pas ouvertement son support. « ce n'était pas du tout dans ma mission de faire ça; je courais un risque… »

Une ressource se révèle critique dans le dispositif de développement de l’apprenance en équipe ou de partage de savoir. Compétences et énergie sont nécessaires pour réaliser une activité continue d'animation. "Il faut des personnes dédiées qui font vraiment ça, qui ont la passion de le faire et qui ont le temps de le faire." Le dispositif ne fonctionne pas sans un travail de martketing pour rendre attractif les dispositifs, pour inciter à la participation, pour valoriser les contenus.

Les outils technologiques présentent aussi des limites dans l’apprenance en équipe. Les réseaux sociaux d’entreprise offrent une réelle valeur ajouté du poiint de vue de la conservation de l'information, du profil des participants, de ses compétences et connaissances. Toutefois une interrogation subsiste dans l'exploitation de cette information. La vocation de ces réseaux sociaux d’entreprise est de permettre la collaboration et l’apprenance en équipe. Or, il parait bien limité au regard d'un dispositif humain. Quand il s'agit de réaliser un échange entre deux personnes dont l'une exprime son besoin d'aide et l'autre apporte son soutien, la puissance d'une communication directe entre les deux personnes est d'une bien plus grande efficacité.   

  

 

Les enseignements/bénéfices tirés

 

 

 

Les liens avec les 5 disciplines

 

La maîtrise personnelle 

 

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