Bien qu'il n'y ait pas de règle établie pour écrire un courrier, vous devriez toujours avoir en tête qu'un grand nombre de messages sont destinés à des employeurs potentiels, des collègues de travail et des institutions ou administrations. En raison du formidable développement de toutes sortes d'appareils mobiles et des réseaux sociaux virtuels tels que Facebook, beaucoup d'utilisateurs se sont mis à utiliser un niveau de langue bien plus familier et imagé pour communiquer leurs opinions et impressions dans leurs échanges électroniques tant privés que publics. Il peuvent utiliser des raccourcis et des abréviations inattendues dans leur messagerie instantanée ou leurs SMS pour montrer à quel point ils savent gérer leur précieux temps et répondre du tac au tac. Toutefois, dans le contexte d'un courriel, qui est généralement plus professionnel et formel, de tels raccourcis et fantaisies peuvent révéler un manque de professionnalisme et une incapacité pure et simple à écrire correctement.
Adressez-vous aux destinataires par leur nom d'usage. Vous pouvez faire mention de leur titre s'ils sont dépositaires d'une autorité, s'il s'agit d'un employeur ou si par exemple vous êtes un étudiant s'adressant à un professeur.
Rédigez en phrases complètes et grammaticalement correctes. Attention en particulier à l'orthographe qui demeure un indice remarqué de l'image que vous donnez de vous-même. Évitez le plus possible l'usage d'un vocabulaire et d'un style relâchés ou vulgaires. Bannissez les termes argotiques, les abréviations et le langage SMS.
Évitez d'écrire tout en capitales. Pourquoi ? Écrire TOUT EN CAPITALES est considéré comme crier en ligne, une agression visuelle souvent injustifiée.
Énoncez de façon claire et concise le sujet de votre message. Vous aiderez ainsi votre correspondant à déterminer son contenu d'un coup d'œil lors de la réception. Sachez distinguer avec bon sens les options Répondre à / Répondre à tous afin de ne pas rendre publique une réponse que vous destiniez à une lecture privée.
Répondez à un message en citant assez de texte original pour être clair, mais pas au-delà. Ne citez pas l'intégralité du message reçu : éliminez ce qui est hors de propos. En règle générale, écrivez votre réponse sous la citation de votre correspondant. Lorsque vous vous adressez à plusieurs correspondants, utilisez le champ Copie Cachée à : pour y mettre leurs adresses si vous souhaitez qu'elles soient dissimulées.
Chaque liste de diffusion est différente, c'est pourquoi il est important de prendre un peu de temps pour comprendre comment y participer de manière acceptable pour ses membres. Avant de poster un message, parcourez un moment les archives de la liste. Faites un petit tour d'observation pour être sûr d'avoir pris connaissance des codes de bonne conduite et de la marche à suivre avant de poster.
Voici quelques règles du jeu particulières mais qui devraient s'imposer quelles que soient les communautés :
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